КАК УДЕРЖАТЬ ПОДОТЧЕТНЫЕ СУММЫ В СЛУЧАЕ НЕВОЗВРАТА? 8 страница

- 44 830 руб. = 1000 евро (1000 евро x 44,83 руб/евро) - отражена валютная авансовая выдача работнику под отчет на служебную командировку;

Дебет 50 "Касса", субсчет "Касса организации в валюте", Кредит 91-1 "Прочие доходы"

- 50 руб. [1000 евро x (44,83 руб/евро - 44,78 руб/евро)] - отражена положительная курсовая разница с отчетной даты по дату выдачи аванса;

г) 10 июля текущего (отчетного) года. Курс евро, установленный Банком России на дату утверждения авансового отчета, составил 44,85 руб/евро:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте", Кредит 91-1 "Прочие доходы"

- 20 руб. [1000 евро x (44,85 руб/евро - 44,83 руб/евро)] - отражена положительная курсовая разница по счету 71 с даты выдачи валюты подотчетному лицу до даты утверждения его авансового отчета;

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте",

- 53 820 руб. (1200 евро x 44,85 руб/евро) - списаны командировочные расходы на затраты производства (расходы на продажу);

д) 11 июля текущего (отчетного) года. Курс евро, установленный Банком России на дату погашения задолженности работнику по перерасходу подотчетной суммы, составил 44,84 руб/евро:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте", Кредит 91-1 "Прочие доходы"

- 2 руб. [(1200 евро - 1000 евро) x (44,85 руб/евро - 44,84 руб/евро)] - отражена положительная курсовая разница по счету 71 с даты утверждения авансового отчета до даты погашения долга подотчетному лицу;

Дебет 50 "Касса", субсчет "Касса организации в валюте", Кредит 52-1 "Валютные счета внутри страны"

- 8968 руб. = 200 евро (200 евро x 44,84 руб/евро) - отражено поступление валютных денежных средств в кассу организации для возврата перерасхода подотчетной суммы;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте", Кредит 50 "Касса", субсчет "Касса организации в валюте",

- 8968 руб. = 200 евро - погашена из кассы организации задолженность работнику по перерасходу подотчетной валютной суммы денежных средств.

Примечание. По договоренности с работником организации возврат перерасхода подотчетной суммы может быть осуществлен в рублях. В бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте", Кредит 50-1 "Касса организации"

- 8968 руб. (200 евро x 44,84 руб/евро) - отражена выплата суммы перерасхода денежных средств из кассы организации в рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату погашения долга подотчетному лицу (расхода денежных средств из кассы организации).

 

Пример 5. 20 марта текущего (отчетного) года организацией было переведено 5000 евро с текущего валютного счета на специальный карточный счет. За открытие специального карточного счета банком удержана комиссия с организации в сумме 5 евро.

С 24 по 27 марта текущего (отчетного) года работник организации был направлен в краткосрочную загранкомандировку. Корпоративная карта была использована работником при оплате следующих расходов в иностранной валюте, связанных с загранкомандировкой:

25 марта текущего (отчетного) года - при получении суточных в сумме 300 евро;

27 марта текущего (отчетного) года - при оплате счета гостиницы в сумме 1000 евро.

Авансовый отчет работника организации был утвержден 29 марта текущего (отчетного) года.

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

а) 20 марта текущего (отчетного) года. Курс евро, установленный Банком России на дату списания денежных средств с валютного счета, составил 44,15 руб/евро:

Дебет 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в валюте", Кредит 52-1 "Валютные счета внутри страны"

- 220 750 руб. = 5000 евро (5000 евро x 44,15 руб/евро) - отражено перечисление денежных средств в иностранной валюте на специальный карточный счет;

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в валюте",

- 220,75 руб. = 5 евро (5 евро x 44,15 руб/евро) - отражено вознаграждение банка за открытие специального карточного счета;

б) 25 марта текущего (отчетного) года. Курс евро, установленный Банком России на дату выплаты суточных, составил 43,93 руб/евро:

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в валюте",

- 1098,90 руб. [(5000 евро - 5 евро) x (44,15 руб/евро - 43,93 руб/евро)] - отражена отрицательная курсовая разница с даты открытия специального карточного счета по дату выплаты суточных;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте", Кредит 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в валют,

- 13 179 руб. = 300 евро (300 евро x 43,93 руб/евро) - отражена выдача денежных средств в иностранной валюте работнику под отчет;

в) 27 марта текущего (отчетного) года. Курс евро, установленный Банком России на дату оплаты счета гостиницы, составил 44,26 руб/евро:

Дебет 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в валюте", Кредит 91-1 "Прочие доходы"

- 1549,35 руб. [(5000 евро - 5 евро - 300 евро) x (44,26 руб/евро - 43,93 руб/евро)] - отражена положительная курсовая разница с даты выплаты суточных по дату оплаты счета гостиницы;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте", Кредит 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в валюте",

- 44 260 руб. = 1000 евро (1000 евро x 44,26 руб/евро) - отражена выдача денежных средств в иностранной валюте работнику под отчет;

г) 29 марта текущего (отчетного) года. Курс евро, установленный Банком России на дату утверждения авансового отчета, составил 43,67 руб/евро:

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в валюте",

- 2180,05 руб. [(5000 евро - 5 евро - 300 евро - 1000 евро) x (44,26 руб/евро - 43,67 руб/евро)] - отражена переоценка денежных средств на специальном карточном счете при возврате карты;

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте",

- 78 руб. [300 евро x (43,93 руб/евро - 43,67 руб/евро)] - отражена переоценка денежных средств, выданных работнику организации под отчет для оплаты суточных;

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте",

- 590 руб. [1000 евро x (44,26 руб/евро - 43,67 руб/евро)] - отражена переоценка денежных средств, выданных работнику организации под отчет для оплаты счета гостиницы;

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте",

- 13 101 руб. (300 евро x 43,67 руб/евро) - списаны командировочные расходы на оплату суточных на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте",

- 43 670 руб. (1000 евро x 43,67 руб/евро) - списаны командировочные расходы на оплату счета гостиницы на затраты производства (расходы на продажу).

 

Пример 6. Условия предыдущего примера. Курс евро, установленный Банком России на дату утверждения авансового отчета, составил 44,52 руб/евро.

В бухгалтерском учете 29 марта текущего (отчетного) года производятся следующие записи:

Дебет 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в валюте", Кредит 91-1 "Прочие доходы"

- 960,70 руб. [(5000 евро - 5 евро - 300 евро - 1000 евро) x (44,52 руб/евро - 44,26 руб/евро)] - отражена переоценка денежных средств на специальном карточном счете при возврате карты;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте", Кредит 91-1 "Прочие доходы"

- 177 руб. [300 евро x (44,52 руб/евро - 43,93 руб/евро)] - отражена переоценка денежных средств, выданных работнику организации под отчет для оплаты суточных;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте", Кредит 91-1 "Прочие доходы"

- 260 руб. [1000 евро x (44,52 руб/евро - 44,26 руб/евро)] - отражена переоценка денежных средств, выданных работнику организации под отчет для оплаты счета гостиницы;

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте",

- 13 356 руб. (300 евро x 44,52 руб/евро) - списаны командировочные расходы на оплату суточных на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в валюте",

- 44 520 руб. (1000 евро x 44,52 руб/евро) - списаны командировочные расходы на оплату счета гостиницы на затраты производства (расходы на продажу).

 

Для получения работником денежных средств на командировочные расходы, связанные со служебной поездкой за пределы Российской Федерации, может быть использована рублевая корпоративная карта организации, а также личная или "зарплатная" карта работника.

В этом случае командировочные расходы в иностранной валюте конвертируются банком по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. Поскольку организацией не совершаются операции в иностранной валюте, ПБУ 3/2006 в этом случае не применяется. В бухгалтерском учете отражается "рублевая" стоимость услуг, оплаченных банковской картой, определяемая по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета, а также признаются расходы на конвертацию на основании бухгалтерской справки.

 

Пример 7. 29 июня текущего (отчетного) года организацией было переведено 45 000 руб. с расчетного счета на специальный карточный счет на служебную командировку своего работника. В этот же день из кассы организации командируемому работнику были выданы под отчет:

авиабилет для проезда к месту командировки стоимостью 12 500 руб.;

авиабилет для проезда обратно к месту постоянной работы стоимостью 12 500 руб.

С 30 июня по 3 июля текущего (отчетного) года работник организации был направлен в краткосрочную загранкомандировку. Рублевая корпоративная карта была использована работником при оплате следующих расходов, связанных с загранкомандировкой:

30 июня текущего (отчетного) года - при получении денег в банкомате за рубежом в сумме 14 160 руб. в качестве суточных. Суточные в страну командирования предусмотрены в организации в сумме 50 евро;

3 июля текущего (отчетного) года - при получении денег в банкомате за рубежом в сумме 26 480 руб. для оплаты счета гостиницы. Стоимость услуг гостиницы составила 375 евро.

Авансовый отчет работника организации был утвержден 7 июля текущего (отчетного) года.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ налогом на доходы физических лиц не облагаются суточные в размере не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

а) 29 июня текущего (отчетного) года:

Дебет 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет", Кредит 51 "Расчетные счета"

- 45 000 руб. - отражено перечисление денежных средств в рублях на специальный карточный счет;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-3 "Денежные документы"

- 25 000 руб. (12 500 + 12 500) - отражена выдача из кассы организации оплаченных авиабилетов под отчет;

б) 30 июня текущего (отчетного) года:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет",

- 14 160 руб. - отражены денежные средства на корпоративной карте, снятые работником организации со специального карточного счета в качестве суточных;

в) 3 июля текущего (отчетного) года:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет",

- 26 480 руб. - отражены денежные средства на корпоративной карте, снятые работником организации со специального карточного счета для оплаты счета гостиницы;

г) 7 июля текущего (отчетного) года. Курс евро, установленный Банком России на дату утверждения авансового отчета, составил 70,54 руб/евро:

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 25 000 руб. - списаны командировочные расходы на оплату авиаперелета на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 14 108 руб. (50 евро x 4 дня x 70,54 руб/евро) - списаны командировочные расходы на оплату суточных на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 52 руб. (14 160 - 14 108) - отражены в составе прочих расходов организации расходы на конвертацию по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком;

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 26 452,50 руб. (375 евро x 70,54 руб/евро) - списаны командировочные расходы на оплату счета гостиницы на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 27,50 руб. (26 480 - 26 452,50) - отражены в составе прочих расходов организации расходы на конвертацию по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком;

д) при удержании НДФЛ с превышения нормы суточных:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц",

- 534,04 руб. [(50 евро x 70,54 руб/евро - 2500 руб.) x 4 дня x 13%] - удержан налог на доходы (НДФЛ) с сумм сверхнормативных суточных с работника.

 

Пример 8. Условия предыдущего примера. Организацией был зачислен аванс на командировку в сумме 35 000 руб. на личную банковскую карту командируемого работника. По возвращении из командировки работником организации была представлена банковская выписка по личной карте, подтверждающая произведенные расходы. Перерасход денежных средств был зачислен организацией на личную банковскую карту командируемого работника (подотчетного лица).

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

а) 29 июня текущего (отчетного) года:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 51 "Расчетные счета"

- 35 000 руб. - аванс на командировку перечислен на банковскую карту работника организации;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-3 "Денежные документы"

- 25 000 руб. (12 500 + 12 500) - выданы авиабилеты под отчет командированному работнику;

б) 7 июля текущего (отчетного) года:

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 25 000 руб. - списаны командировочные расходы на оплату авиаперелета на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 14 108 руб. (50 евро x 4 дня x 70,54 руб/евро) - списаны командировочные расходы на оплату суточных на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 52 руб. (14 160 - 14 108) - отражены в составе прочих расходов организации расходы на конвертацию по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком;

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 26 452,50 руб. (375 евро x 70,54 руб/евро) - списаны командировочные расходы на оплату счета гостиницы на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 27,50 руб. (26 480 - 26 452,50) - отражены в составе прочих расходов организации расходы на конвертацию по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 51 "Расчетные счета"

- 5640 руб. (14 108 + 52 + 26 452,50 + 27,50 - 35 000) - перерасход по командировке перечислен на банковскую карту работника организации;

в) при удержании НДФЛ с превышения нормы суточных:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц",

- 534,04 руб. [(50 евро x 70,54 руб/евро - 2500 руб.) x 4 дня x 13%] - удержан налог на доходы (НДФЛ) с сумм сверхнормативных суточных с работника.

 

Пример 9. Работник организации был командирован в другой город для приобретения партии товарно-материальных ценностей. Расходы на командировку, непосредственно связанную с приобретением ценностей, были первоначально списаны бухгалтером на затраты производства (расходы на продажу) в сумме 25 000 руб., в том числе:

оплата стоимости проезда к месту командировки и обратно - 19 000 руб.;

оплата проживания в месте командировки - 5000 руб.;

суточные в соответствии с коллективным трудовым договором - 1000 руб.

Ошибка бухгалтера была выявлена в этом же отчетном периоде до момента отпуска приобретенных ценностей. Согласно учетной политике для формирования фактической себестоимости материально-производственных запасов в организации применяется счет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей".

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

а) при ошибочном списании командировочных расходов, связанных с приобретением товарно-материальных ценностей:

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 19 000 руб. - расходы на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно ошибочно списаны на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 5000 руб. - расходы на оплату проживания в месте командировки ошибочно списаны на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 1000 руб. - сумма суточных ошибочно списана на затраты производства (расходы на продажу);

б) при составлении исправительных записей:

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 19 000 руб. - (красное сторно) сторнированы расходы на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, ошибочно списанные на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 19 000 руб. - расходы на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно отнесены на увеличение фактической себестоимости приобретенных товарно-материальных ценностей;

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 5000 руб. - (красное сторно) сторнированы расходы на оплату проживания в месте командировки, ошибочно списанные на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 5000 руб. - расходы на оплату проживания в месте командировки отнесены на увеличение фактической себестоимости приобретенных товарно-материальных ценностей;

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 1000 руб. - (красное сторно) сторнирована сумма суточных, ошибочно списанная на затраты производства (расходы на продажу);

Дебет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 1000 руб. - сумма суточных отнесена на увеличение фактической себестоимости приобретенных товарно-материальных ценностей;

Дебет 07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы", 41 "Товары" Кредит 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"

- 25 000 руб. (19 000 + 5000 + 1000) - командировочные расходы включены в фактическую себестоимость приобретенных товарно-материальных ценностей.

 

1.5.2. Отражение в учете хозяйственных и прочих расходов,

произведенных через подотчетных лиц

 

Выдача подотчетных сумм на хозяйственные и прочие расходы. Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма N КО-2), возврат неиспользованной суммы - приходным кассовым ордером (форма N КО-1), а перерасход - расходным кассовым ордером (форма N КО-2).

Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" отменена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, за исключением форм документов, установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов, в частности кассовых и банковских документов, перечисленных в п. 4.1 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У и п. п. 2.1, 2.4 Положения, утвержденного Банком России 19 июня 2012 г. N 383-П.

Кассовые документы, к которым относятся лишь приходные и расходные кассовые ордера, не должны содержать исправлений (п. п. 4.1 и 4.7 порядка ведения кассы, утвержденного Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У).

Организации необязательно распечатывать кассовые и иные документы, которые согласно действующему в организации документообороту составляются в электронном виде, то есть с применением электронных подписей (п. 4.7 порядка ведения кассы, утвержденного Указанием Банком России от 11 марта 2014 г. N 3210-У, Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"). Внесение исправлений в документы, оформленные в электронном виде, после их подписания не допускается.

В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

1. При выдаче денег под отчет:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- выданы из кассы организации суммы денежных средств работникам под отчет на хозяйственные и прочие расходы.

2. При возврате неиспользованной подотчетной суммы:

Дебет 50-1 "Касса организации" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- внесены (возвращены) в кассу неиспользованные суммы денежных средств работниками организации, полученные ими под отчет на хозяйственные и прочие расходы,

или делается другая запись: Дебет 51 "Расчетные счета" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- внесены (возвращены) по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке неиспользованные суммы денежных средств работниками организации, полученные ими под отчет на хозяйственные и прочие расходы.

3. При возврате перерасхода подотчетной суммы:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- погашена задолженность работникам по перерасходу (согласно расчетным документам) подотчетной суммы денежных средств из кассы организации.

Выдача чековых книжек в под отчет отражается следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- отражена выдача чековых книжек в подотчет для оплаты поставки товарно-материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг или другие цели через подотчетных лиц.

Согласно п. 1.4 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. N 266-П, оплата товаров, работ или услуг посредством банковских карт считается инструментом безналичных расчетов.

Для оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью, организации могут использовать свои корпоративные банковские карты или карты работников, на которые перечисляется заработная плата. Возможность перечисления на карты работников и иных сумм, кроме заработной платы, должна быть предусмотрена в договоре с банком.

Перечисление подотчетных сумм на личные банковские карточки работников действующим законодательством не запрещено. При этом перечисление денежных авансов под отчет на карты работников не является нарушением правил работы с наличными денежными средствами, за которое предусмотрены штрафные санкции в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ.

Приобретение имущества для организации на денежные средства, перечисленные на личные банковские карты работниками, может расцениваться налоговыми органами как сделка купли-продажи у работника имущества. Кроме того, во избежание споров с налоговыми органами лучше не возмещать работнику расходы на уплату комиссии банку при снятии наличных денежных средств в банкомате, если такие расходы имели место.

То, что оплата прошла через личную карту работника, еще не означает, что работник потратил собственные средства. Возможно, на его карте были подотчетные средства, которые организация ранее перечислила. Так поступают, чтобы сократить оборот наличных денег в организации (Письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. N 03-11-11/42288 и совместное Письмо Минфина России N 02-03-10/37209 и Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10 сентября 2013 г.).

Доказывать, что перевод денег для хозяйственных нужд в подотчет на карты работников, используемые для перечисления заработной платы, не является заработком работника, придется в судебном порядке (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 февраля 2008 г. N А52-174/2007).

При перечислении денег для хозяйственных и прочих расходов на банковские карты работников делается следующая запись:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 51 "Расчетные счета"