КАК УДЕРЖАТЬ ПОДОТЧЕТНЫЕ СУММЫ В СЛУЧАЕ НЕВОЗВРАТА? 11 страница

Списание топлива в организации производится по методу скользящей средней себестоимости.

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

а) 1 июля текущего (отчетного) года:

Дебет 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" Кредит 10-3 "Топливо", субсчет "ГСМ в баках автомобилей",

- 297 руб. (19,80 руб/л x 15 л) - списан израсходованный бензин марки АИ-92 на текущие расходы организации;

б) 2 июля текущего (отчетного) года:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- 1000 руб. - отражена авансовая выдача денежных средств на покупку топлива;

Дебет 10-3 "Топливо", субсчет "ГСМ в баках автомобилей", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 800 руб. (20 руб/л x 40 л) - оприходован бензин марки АИ-92 на основании авансового отчета водителя с приложением к нему чека ККМ, выданного на АЗС;

Дебет 50-1 "Касса организации" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 200 руб. (1000 - 800) - возвращена в кассу неиспользованная сумма денежных средств работником организации, полученная им под отчет на закупку бензина;

Дебет 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" Кредит 10-3 "Топливо", субсчет "ГСМ в баках автомобилей",

- 359,60 руб. [(19,80 руб/л x 5 л + 20 руб/л x 40 л) / 45 л x 18 л] - списан израсходованный бензин марки АИ-92 на текущие расходы организации.

 

1.5.4. Отражение в учете взаимозачетов задолженностей

организации и подотчетных лиц

 

Организация должна выполнять анализ движения дебиторской и кредиторской задолженности работников по суммам, выданным им под отчет за отчетный период, а также ее состояния на дату составления отчетов.

Анализ состояния расчетов с подотчетными лицами может производиться по документам (авансовым отчетам) и по работникам - подотчетным лицам.

На основании анализа выявляются задолженности подотчетных лиц перед организацией и организации перед подотчетными лицами, выполняется контроль за расходованием денежных средств подотчетными лицами.

Анализ позволяет организации:

- оптимизировать расходы, производимые ею через подотчетных лиц;

- осуществлять поиск незачтенных подотчетных сумм работников и организации;

- осуществлять поиск задолженностей по авансовым выдачам.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" относится к активно-пассивным счетам.

Дебетовое сальдо по счету показывает долг подотчетного лица организации, кредитовое - долг организации подотчетному лицу.

Если сумма расходов работника превышает сумму выданного аванса, то перерасход подотчетной суммы покрывается из средств организации.

Согласно Письму Федеральной службы по труду и занятости от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0 если работник своевременно не возвратил неизрасходованный аванс, то следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, в которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0).

В случае согласия работника с основаниями и размерами удержания работодатель вправе удержать с работника невозвращенную подотчетную сумму не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При этом необходимо иметь в виду, что на основании ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику.

В случае оспаривания работником основания или размера удержания взыскать сумму неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса работодатель может только в судебном порядке (Определения Ленинградского областного суда от 21 марта 2012 г. N 33а-1204/2012, Липецкого областного суда от 23 января 2012 г. N 33-38/2012).

Если в качестве подтверждения использования подотчетных денежных средств работником представлены подложные документы, работодатель вправе на основании п. 3 ч. 1 ст. 243 ТК РФ обратиться в суд с иском о привлечении работника к полной материальной ответственности в случае умышленного причинения ущерба.

Правонарушение признается совершенным умышленно, если лицо, его совершившее, сознавало противоправный характер своих действий (бездействия), предвидело их вредные последствия и желало наступления таких последствий или сознательно их допускало либо относилось к ним безразлично (ч. 1 ст. 2.2 КоАП РФ, ст. 25 УК РФ).

Для подачи работодателем в суд иска о возмещении работником ущерба в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 243 ТК РФ не требуется его обращения в правоохранительные органы, поскольку на основании ч. 6 ст. 248 ТК РФ отсутствие уголовного производства не является препятствием для обращения работодателя в суд.

Зачеты задолженностей организации и работников по суммам, выданным под отчет в российской валюте, отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

1. При погашении долга подотчетного лица организации:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- погашена полностью или частично сумма задолженности за работником.

2. При погашении долга организации подотчетному лицу:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- погашена полностью или частично сумма задолженности за организацией;

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

- отражена сумма выплаты физическому лицу за выполненные работы (оказанные услуги);

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 50-1 "Касса организации", 51 "Расчетные счета"

- отражена сумма к выдаче (выплате).

Если сумма задолженности подотчетного лица не может быть удержана из заработной платы, то она учитывается на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

 

Пример 16. Условия примера 12. Неиспользованная подотчетная сумма не была возвращена работником в кассу организации. Невозвращенная подотчетная сумма была удержана из заработной платы работника.

В бухгалтерском учете при зачете задолженности работника по суммам, выданным под отчет, производится следующая запись:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 500 руб. (34 500 - 4000 - 25 000 - 5000) - погашена сумма задолженности за работником организации, полученная им под отчет на закупку товарно-материальных ценностей.

Примечание. Удержание из заработной платы работника невозвращенной подотчетной суммы может быть также отражено следующими бухгалтерскими проводками:

Дебет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 500 руб. (34 500 - 4000 - 25 000 - 5000) - отражена сумма задолженности за работником организации, полученная им под отчет на закупку товарно-материальных ценностей;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

- 500 руб. - возмещена (погашена) из заработной платы работника невозвращенная сумма, полученная им под отчет.

 

Пример 17. Работнику организации для закупки товаров были выданы: аванс 1 - в сумме 2100 руб., аванс 2 - в сумме 5700 руб.

На аванс 1 работником был приобретен на оптовом рынке товар "А" в количестве 40 единиц по цене 50 руб. за единицу, на аванс 2 - товар "Б" в количестве 80 единиц по цене 75 руб. за единицу.

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

а) по авансу 1:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- 2100 руб. - отражена авансовая выдача денежных средств на закупку товара "А";

Дебет 41-1 "Товары на складах" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 2000 руб. (50 руб/ед. x 40 ед.) - отражена покупная стоимость товара "А", приобретенного работником организации;

б) по авансу 2:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- 5700 руб. - отражена авансовая выдача денежных средств на закупку товара "Б";

Дебет 41-1 "Товары на складах" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 6000 руб. (75 руб/ед. x 80 ед.) - отражена покупная стоимость товара "Б", приобретенного работником организации;

в) при отражении взаимозадолженностей:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 100 руб. (2100 - 2000) - отражен долг за работником по авансовой выдаче 1;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- 300 руб. (6000 - 5700) - отражен долг за организацией по авансовой выдаче 2;

г) при погашении задолженности:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- 200 руб. (300 - 100) - погашена из кассы задолженность организации перед работником.

 

На израсходованные суммы подотчетное лицо представляет авансовый отчет (форма N АО-1) с приложением к нему расчетных документов. Бухгалтер вправе удержать из заработной платы задолженность подотчетных лиц по суммам, не указанным в авансовом отчете.

Удержание из заработной платы работников невозвращенной подотчетной суммы отражается следующими бухгалтерскими проводками:

Дебет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражена задолженность работника организации по не возвращенной им неиспользованной (или документально неподтвержденной) подотчетной суммы;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

- возмещена (погашена) из заработной платы работника невозвращенная сумма (часть суммы), полученная им под отчет.

 

Пример 18. Работнику на приобретение товарно-материальных ценностей из кассы организации был выдан под отчет аванс в сумме 12 500 руб.

На израсходованную подотчетную сумму, связанную с приобретением товарно-материальных ценностей работником, организации были представлены следующие оправдательные документы:

кассовый чек на сумму 12 450 руб.;

товарный чек на сумму 12 450 руб.

Неподтвержденная подотчетная сумма была удержана из заработной платы работника.

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

а) в момент выдачи денег под отчет:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- 12 500 руб. - отражена авансовая выдача денежных средств на закупку товарно-материальных ценностей;

б) при списании израсходованных денежных средств:

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы", 10 "Материалы", 41 "Товары", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 12 450 руб. - отражена сумма, израсходованная на приобретение товарно-материальных ценностей и подтвержденная документально;

Дебет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 50 руб. (12 500 - 12 450) - отражена сумма, израсходованная на приобретение товарно-материальных ценностей и не подтвержденная документально;

в) при погашении задолженности подотчетного лица:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

- 50 руб. - удержана из заработной платы задолженность работника перед организацией.

 

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, суммы, не возвращенные подотчетными лицами в срок, могут быть также отражены с применением счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При этом в бухгалтерском учете делается следующая запись:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана подотчетная сумма денежных средств, не возвращенная в срок работником организации.

В дальнейшем такие суммы относятся на счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

- невозвращенная сумма денежных средств погашена за счет виновных лиц.

Суммы неподтвержденных расходов по авансовым отчетам могут быть переквалифицированы налоговыми органами как дополнительное вознаграждение (доход) физических лиц за выполняемые (оказываемые) ими работы (услуги) и включены в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц.

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

В пользу налоговых органов, в частности, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 22 сентября 2009 г. N А55-1433/2009 указано, что, если оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы, отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, суммы, выданные подотчетному лицу, квалифицируются как его доход, который облагается налогом на доходы физических лиц.

В пользу налогоплательщика ФАС Поволжского округа в Постановлении от 2 октября 2008 г. N А55-911/2008, признав неправомерным включение налоговым органом в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц денежных средств, полученных под отчет сотрудниками, отметил, что авансовые отчеты работников работодателем приняты и утверждены, наличия неиспользованного аванса, нецелевого использования денежных средств и подложности документов инспекцией не выявлено.

Аналогичная позиция изложена также в Постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 3 февраля 2012 г. N А82-3116/2011, Президиума ВАС РФ от 3 февраля 2009 г. N 11714/08, ФАС Северо-Западного округа от 29 января 2009 г. по делу N А05-6350/2008 и от 10 июля 2008 г. по делу N А56-4753/2007 и др.

 

1.6. Сверка состояния расчетов с подотчетными лицами

 

Сверка состояния расчетов проводится для выявления расхождений данных, отраженных на счетах бухгалтерского учета, и данных, содержащихся в документах, представленных подотчетным лицом.

К основным параметрам сверки расчетов относятся:

1. Период сверки расчетов.

2. Подотчетное лицо, с которым производится сверка расчетов.

3. Суммы авансовых выдач и суммы фактических расходов, произведенных подотчетным лицом.

4. Все первичные документы, по которым производятся расчеты с подотчетным лицом по каждой авансовой выдаче.

5. Бухгалтерский счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", по которому производится сверка состояния расчетов.

Результаты сверки состояния расчетов с подотчетным лицом оформляются актом. В акте указываются:

- сведения о подотчетном лице (должность, фамилия, имя, отчество, табельный номер, место работы с указанием структурного подразделения организации, в котором работает подотчетное лицо, номер его рабочего телефона и т.п.);

- дата начала и дата конца сверки состояния расчетов с подотчетным лицом;

- наименования всех хозяйственных операций по расчетам с подотчетным лицом за период сверки и реквизиты (наименование, номер, дата составления и т.п.) всех документов, являющихся основанием для проведения этих операций;

- код (порядковый номер) каждой авансовой выдачи как объекта аналитического учета;

- сумма согласно каждому документу, на которую дебетуется или кредитуется соответственно счет, субсчет учета расчетов с подотчетными лицами при проведении каждой хозяйственной операции;

- сальдо по дебету или кредиту соответственно счета, субсчета учета расчетов с подотчетными лицами на дату начала и дату конца сверки;

- обороты по дебету и (или) кредиту соответственно счета, субсчета учета расчетов с подотчетными лицами за период сверки и др.

Акт сверки составляется и подписывается работником бухгалтерии на основании проведенных с подотчетным лицом хозяйственных операций.

 

"Информационный бюллетень "Экспресс-бухгалтерия", 2017, N 17