ПУТЕВОЙ ЛИСТ: С УЧЕТОМ НОВЫХ ТРЕБОВАНИЙ

Еще с начала 2013 года компании получили право оформлять путевые листы по самостоятельно разработанной форме. Главное условие - в ней должны присутствовать все обязательные реквизиты. Приказом от 18 января 2017 г. N 17 перечень таковых изменился. То, что отдельные реквизиты путевого листа утратили статус обязательных, на самом деле не так страшно. В конце концов в "первичку" не запрещено при необходимости добавлять те или иные необязательные реквизиты. А вот проигнорировать появление новых реквизитов нельзя. Это дорого может обойтись компании, в том числе и в "налоговом" плане.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса от 18 сентября 2008 г. N 152 (далее - Порядок). Приказом Минтранса от 18 января 2017 г. N 17 в него внесены изменения.

Сфера применения

Оформлять путевые листы с указанием в них обязательных реквизитов должны все организации и ИП, которые эксплуатируют легковые, грузовые и т.п. автомобили (п. 2 Порядка). То есть в данном случае неважно, чем занимается ваша организация - коммерческими ли перевозками, возит ли людей и т.д. Здесь ориентир другой. Есть служебный автомобиль (легковой, грузовой и т.д.) - нужно оформлять путевой лист.

На самом деле у путевого листа довольно широкое применение. Это документ, который подтверждает, к примеру, факт использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях. То есть он нужен для расчета работнику компенсации за использование личного имущества и для списания соответствующих затрат для целей налогообложения прибыли. Кроме того, по путевому листу признаются расходы на ГСМ (к нему нужно приложить "платежки" и авансовый отчет, если сотрудник покупал бензин на деньги, выданные на подотчет). Также путевые листы позволят "оправдать" для целей налогообложения прибыли расходы на парковку и т.д. и т.п. (с приложением платежных документов).

Обратите внимание! Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса от 18 сентября 2008 г. N 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. На это указывает и Минфин (см., напр., письмо от 25 августа 2009 г. N 03-03-06/2/161).

Основные правила заполнения путевых листов остались прежними. Как и прежде, путевой лист выписывается отдельно на каждое транспортное средство. При необходимости на один автомобиль можно оформить несколько путевых листов. Это может потребоваться, если им управляют разные водители (поочередно, посменно и т.п.). Путевой лист оформляется на один день или на больший срок, не превышающий одного месяца.

Вместе с тем изменения все же имеют место быть.

"Лишний" реквизит

Надо сказать, что последние изменения, вносимые уполномоченными ведомствами в те или иные документы, заполнять которые нужно компаниям, объединяет одно. Практически из всех подобных документов "пропадает" такой реквизит, как печать организации. Связано это напрямую с поправками, внесенными в гражданское законодательство, благодаря которым организации получили право отказаться от использования печати (за рядом исключений).

В принципе печать организации (ИП) и ранее не была указана в перечне обязательных реквизитов для путевого листа. Однако Порядок его заполнения предполагал, что в заголовочной части путевого листа нужно обязательно проставлять печать или штамп юрлица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими ТС на правах собственности или ином законном основании. Теперь это требование удалено. То есть в наименовании путевого листа достаточно указать:

- тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.);

- номер путевого листа. Таковой указывается в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем ТС системой нумерации.

Отметим, что в данном случае из Порядка заполнения путевого листа полностью исключено упоминание про печать организации. Это означает, что вне зависимости от того, отказалась ваша компания от использования печати или нет, "штамповать" путевой лист не обязательно.

Новые требования

В Порядке заполнения путевого листа появилось новое положение. Оно гласит: "Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов".

Таким образом, теперь в путевом листе обязательно должна стоять отметка о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Как правило, такой контроль проводит механик или же компания приглашает внешнего специалиста. В любом случае в путевом листе должны быть указаны дата, когда проверялась машина, и подпись лица (с расшифровкой), которым эта проверка проводилась. В качестве дополнительной информации можно указывать и проверку технического состояния автомобиля после рейса.

Обратите внимание! Как и прежде, собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. А хранить их нужно не менее пяти лет.

Буква Закона

Напомним, что обязанность по поддержанию ТС, участвующих в дорожном движении, в технически исправном состоянии возлагается на их владельцев либо на лиц, эксплуатирующих данные автомобили. Юрлица и ИП, осуществляющие на территории России деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны обеспечивать соответствие технического состояния ТС требованиям безопасности дорожного движения и не допускать автомобили к эксплуатации при наличии у них неисправностей, угрожающих безопасности дорожного движения. Также на них возлагается обязанность организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния ТС в порядке, установленном Минтрансом. Таковы требования Закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения".

В. Мухин

Подписано в печать

02.05.2017