КАК УДЕРЖАТЬ ПОДОТЧЕТНЫЕ СУММЫ В СЛУЧАЕ НЕВОЗВРАТА? 9 страница

- аванс на хозяйственные нужды перечислен на банковскую карту работника организации.

Возврат перерасхода подотчетной суммы на хозяйственные и прочие расходы на банковские карты работников оформляется бухгалтерской проводкой:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 51 "Расчетные счета"

- погашена задолженность работникам по перерасходу (согласно расчетным документам) подотчетной суммы денежных средств на их банковские карты.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательством не установлено, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте, например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет.

Если по каким-либо причинам взятые под отчет денежные средства не израсходованы, то по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, неиспользованные денежные средства работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

В случае если подотчетные лица не отчитались по ранее выданным им авансам, то новые денежные средства под отчет им не выдаются. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним подотчетным лицом другому лицу запрещена.

Согласно п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Несмотря на то что возможность переноса в следующий отчет неизрасходованного остатка подотчетной суммы без внесения его в кассу организации предусмотрена унифицированной формой N АО-1, подотчетное лицо при необходимости увеличить находящуюся у него сумму денежных средств должно сначала вернуть неиспользованный остаток подотчетной суммы и только потом взять снова денежные средства под отчет.

В этом случае в организации оформляется сначала приходный кассовый ордер на неизрасходованный остаток подотчетной суммы, а затем - расходный кассовый ордер на сумму выданного аванса. При этом из кассы выдается сумма разницы между требуемым авансом и остатком денежных средств, находящихся у подотчетного лица.

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. В соответствии с данной статьей под нарушением кассовой дисциплины (нарушением работы с денежной наличностью) и порядка ведения кассовых операций понимается:

- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленного лимита;

- неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;

- несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств;

- накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов.

Указанный перечень нарушений является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию.

За нарушение порядка выдачи наличных денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 31 января 2013 г. N 09АП-34612/2012 и ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. N Ф03-4472/2010 по делу N А73-2557/2010).

Списание сумм хозяйственных и прочих расходов, произведенных подотчетными лицами. На выданные подотчетные суммы работниками могут быть произведены расходы, связанные с приобретением товарно-материальных и иных ценностей для нужд организации, а также оплачены работы (услуги) сторонних организаций.

Суммы расходов подотчетных лиц, связанные с приобретением товарно-материальных и иных ценностей для организации, включаются в стоимость указанных ценностей (п. 6 ПБУ 5/01, п. 8 ПБУ 6/01, п. 7 ПБУ 14/2007) и отражаются по дебету счетов учета активов в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с подотчетными лицами.

В бухгалтерском учете по суммам расходов, произведенных подотчетными лицами при приобретении активов, делаются следующие записи:

1. При покупке внеоборотных активов с оплатой их через подотчетных лиц:

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражена (начислена) покупная стоимость объекта, включая НДС;

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражены (начислены) транспортно-заготовительные расходы, включая НДС.

2. При покупке активов, относящихся к оборотным средствам, с оплатой их через подотчетных лиц:

Дебет 07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы", 11 "Животные на выращивании и откорме", 41 "Товары", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражена (начислена) покупная стоимость товарно-материальных ценностей, включая НДС;

Дебет 07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы", 11 "Животные на выращивании и откорме" 41 "Товары", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражены (начислены) транспортно-заготовительные расходы, включая НДС, если они включены в фактическую стоимость приобретения товарно-материальных ценностей.

3. При покупке денежных документов (с НДС) с оплатой их через подотчетных лиц:

Дебет 50-3 "Денежные документы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражено поступление денежных документов в кассу организации от подотчетных лиц в сумме фактических затрат на их приобретение (с НДС).

4. При приобретении ценных бумаг с оплатой их полной стоимости за наличный расчет:

Дебет 58 "Финансовые вложения" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- начислена фактическая первоначальная стоимость ценных бумаг, принятых на баланс организации. Стоимость приобретения ценных бумаг оплачена через подотчетных лиц.

5. При отражении расходов организации по безвозмездно полученным активам:

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- стоимость произведенных расходов подотчетных лиц с НДС по безвозмездно полученным активам списана на прочие расходы организации.

Расходы подотчетных лиц, связанные с оплатой работ (услуг) сторонних организаций, относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) или расходы на продажу (п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99).

Суммы расходов подотчетных лиц по оплате работ (услуг) сторонних организаций включаются в затраты организации и отражаются по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с подотчетными лицами. Соответствующий счет учета затрат выбирается бухгалтером самостоятельно на основании авансового отчета и приложенных к нему документов.

В бухгалтерском учете суммы расходов подотчетных лиц по оплате работ (услуг) сторонних организаций отражаются:

- на счете 20 "Основное производство", если сторонними организациями выполнены работы (оказаны услуги), связанные с производством одного конкретного вида продукции (работ, услуг);

- на счете 23 "Вспомогательные производства", если сторонними организациями выполнены работы (оказаны услуги), связанные с производством продукции (работ, услуг) которые являются вспомогательными (подсобными) для основного производства организации;

- на счете 25 "Общепроизводственные расходы", если сторонними организациями выполнены работы (оказаны услуги), связанные с производством нескольких видов продукции (работ, услуг) или с обслуживанием производства. Эти расходы могут учитываться непосредственно на счете 23 "Вспомогательные производства" без предварительного накапливания их на счете 25;

- на счете 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", если сторонними организациями выполнены работы (оказаны услуги), связанные с производством продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств организации;

- на счете 28 "Брак в производстве", если сторонними организациями выполнены работы (оказаны услуги), связанные с исправлением выявленного производственного брака;

- на счете 26 "Общехозяйственные расходы", если сторонними организациями выполнены работы (оказаны услуги) управленческого и общехозяйственного назначения, не связанного с производственным процессом;

- на счете 44 "Расходы на продажу", если сторонними организациями выполнены работы (оказаны услуги) для организаций, осуществляющих торговую деятельность. На этом же счете учитываются расходы по оплате работ (услуг), связанных с реализацией продукции;

- на счете 97 "Расходы будущих периодов", если сторонними организациями выполнены работы (оказаны услуги), связанные с освоением новых производств, включая создание собственных ноу-хау, и другие виды работ, учитываемые в составе расходов будущих периодов;

- на счете 91-2 "Прочие расходы", если сторонними организациями выполнены работы (оказаны услуги), не связанные с производством или реализацией. Расходы по оплате работ (услуг) начисляются на финансовые результаты (прочие расходы) организации в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99.

В бухгалтерском учете по суммам расходов, произведенных подотчетными лицами при оплате работ (услуг) сторонних организаций, делаются следующие записи:

1. В промышленных предприятиях при отражении работ (услуг) сторонних организаций с оплатой их через подотчетных лиц:

Дебет 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана (отражена) стоимость потребленных работ (услуг) с НДС, выполненных (оказанных) сторонними организациями для промышленных предприятий.

2. В предприятиях торговли при отражении работ (услуг) сторонних организаций с оплатой их через подотчетных лиц:

Дебет 44 "Расходы на продажу", субсчет "Издержки обращения", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана (отражена) стоимость потребленных работ (услуг) с НДС, выполненных (оказанных) сторонними организациями для предприятий торговли.

Через подотчетных лиц может быть оплачено организацией совершение нотариальных действий частнопрактикующим нотариусом. Согласно ст. 3 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных Постановлением Верховного совета Российской Федерации от 11 февраля 1993 г. N 4462-1, нотариальной деятельностью вправе заниматься гражданин Российской Федерации, получивший лицензию на право занятия этой деятельностью.

Плата частнопрактикующему нотариусу через подотчетных лиц отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражена плата частнопрактикующему нотариусу через подотчетных лиц за нотариальное действие.

Списание расходов организации на плату частнопрактикующему нотариусу осуществляется в бухгалтерском учете в зависимости от цели, с которой выполнены те или иные нотариальные действия. В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

Дебет 08-4 "Приобретение отдельных объектов основных средств" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- плата за нотариальное действие, непосредственно связанное с приобретением объектов основных средств, включена в первоначальную стоимость приобретенного объекта основных средств;

Дебет 08-5 "Приобретение нематериальных активов" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- плата за нотариальное действие, непосредственно связанное с приобретением объектов нематериальных активов, включена в первоначальную стоимость приобретенного объекта нематериальных активов;

Дебет 10 "Материалы", 41 "Товары", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- плата за нотариальное действие, непосредственно связанное с приобретением товарно-материальных ценностей, включена в фактическую себестоимость приобретенных товарно-материальных ценностей;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- плата за нотариальное действие, связанное с удостоверением копий учредительных документов нотариусом, отражена в составе общехозяйственных расходов;

Дебет 44 "Расходы на продажу", субсчет "Коммерческие расходы", Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- плата за нотариальное действие, связанное непосредственно со сбытом продукции, отражена в составе коммерческих расходов;

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- плата за нотариальное действие, связанное с удостоверением договора купли-продажи при реализации объекта основных средств, отражена в составе прочих расходов организации;

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- плата за нотариальное действие, непосредственно связанное с получением займов и кредитов, выпуском и размещением заемных обязательств, отражена в составе прочих расходов организации.

 

Пример 10. Производственной организацией был приобретен через подотчетных лиц жесткий диск стоимостью 8260 руб. для установки его на собственном компьютере взамен жесткого диска, вышедшего из строя. Замена жесткого диска была произведена собственными силами организации. Заработная плата и взносы с начисленной заработной платы работников, привлеченных для выполнения данных работ, составили 500 руб.

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

а) в момент выдачи денег под отчет:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- 8260 руб. - отражена авансовая выдача денежных средств на приобретение жесткого диска;

б) при отражении расходов на ремонт основных средств:

Дебет 10-5 "Запасные части" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 8260 руб. - оприходован жесткий диск, приобретенный подотчетным лицом;

Дебет 23 "Вспомогательные производства" Кредит 10-5 "Запасные части"

- 8260 руб. - списана стоимость нового жесткого диска, установленного на собственном компьютере взамен испорченного;

Дебет 23 "Вспомогательные производства" Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"

- 500 руб. - начислена заработная плата и взносы с начисленной заработной платы работников, выполняющих работы по ремонту компьютера.

 

Пример 11. Работнику организации были выданы под отчет денежные средства в сумме 100 руб. на покупку почтовых марок. Работником были приобретены марки на сумму 105 руб.

Перерасход денежных средств был погашен работнику (подотчетному лицу) из кассы организации.

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

а) при выдаче денег под отчет:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- 100 руб. - выданы из кассы организации суммы денежных средств работнику под отчет на приобретение почтовых марок;

б) при покупке денежных документов (с НДС):

Дебет 50-3 "Денежные документы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 105 руб. - отражено поступление денежных документов - почтовых марок в кассу организации от подотчетного лица в сумме фактических затрат на их приобретение (с НДС);

в) при возврате перерасхода подотчетной суммы:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- 5 руб. (105 - 100) - погашена задолженность работнику по перерасходу подотчетной суммы денежных средств из кассы организации;

г) при выдаче почтовых марок из кассы организации:

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" Кредит 50-3 "Денежные документы"

- 105 руб. - списана фактическая себестоимость (с НДС) использованных (израсходованных) почтовых марок, выданных работникам организации.

 

Пример 12. Работнику организации были выданы под отчет денежные средства в сумме 34 500 руб. на закупку товаров, материалов и основных средств. Работником были приобретены следующие ценности на оптовом рынке:

материал "А" в количестве 50 единиц по цене 80 руб. за единицу;

основное средство "Б" стоимостью 25 000 руб. Объект не требует дополнительных расходов по доведению его до состояния пригодного для дальнейшего использования;

товар "В" в количестве 100 единиц по цене 50 руб. за единицу.

Остаток неизрасходованных денежных средств работником (подотчетным лицом) был внесен в кассу организации.

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

а) в момент выдачи денег под отчет:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- 34 500 руб. - отражена авансовая выдача денежных средств на закупку товарно-материальных ценностей;

б) в момент приемки ценностей (предоставления авансового отчета):

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 4000 руб. (80 руб/ед. x 50 ед.) - отражена покупная стоимость материала "А", приобретенного работником организации;

Дебет 08-4 "Приобретение объектов основных средств" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 25 000 руб. - отражена покупная стоимость основного средства "Б", приобретенного работником организации;

Дебет 01 "Основные средства" Кредит 08-4 "Приобретение объектов основных средств"

- 25 000 руб. - принято на баланс основное средство "Б";

Дебет 41 "Товары" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 5000 руб. (50 руб/ед. x 100 ед.) - отражена покупная стоимость товара "В", приобретенного работником организации;

в) в момент возврата неиспользованной подотчетной суммы:

Дебет 50-1 "Касса организации" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 500 руб. (34 500 - 4000 - 25 000 - 5000) - возвращена в кассу неиспользованная сумма денежных средств работником организации, полученная им под отчет на закупку товарно-материальных ценностей.

 

Счета поставщиков могут быть оплачены организацией наличными денежными средствами через подотчетных лиц.

Организация может принять НДС к вычету по приобретенным товарам (работам, услугам), оплаченным через подотчетных лиц, при выполнении следующих условий:

- товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения в отношении НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ);

- приобретенные товары (работы, услуги) приняты организацией на учет при обязательном наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ);

- наличие надлежащим образом оформленных счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 172 НК РФ).

В Определении Конституционного Суда РФ от 15 февраля 2005 г. N 93-О указано, что по смыслу ст. 169 НК РФ соответствие счета-фактуры требованиям, установленным п. п. 5 и 6 этой статьи, позволяет определить контрагентов по сделке (ее субъектов), их адреса, объект сделки (товары, работы, услуги), количество (объем) поставляемых (отгруженных) товаров (работ, услуг), цену товара (работ, услуг), а также сумму начисленного НДС, уплачиваемую налогоплательщиком и принимаемую им далее к вычету. Буквальный смысл абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ позволяет сделать однозначный вывод о том, что обязанность подтверждать правомерность и обоснованность налоговых вычетов первичной документацией лежит на налогоплательщике - покупателе товаров (работ, услуг), поскольку именно он выступает субъектом, применяющим при исчислении итоговой суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет, вычет сумм НДС, начисленных поставщиками.

О том, что на налогоплательщике лежит документальное обоснование права на вычет по НДС на основании анализа п. 1 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 169 НК РФ, говорится и в Постановлении ФАС Московского округа от 22 декабря 2006 г. N КА-А40/12469-06.

Аналогичный вывод изложен также в Постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 8 декабря 2011 г. N Ф08-7150/11, ФАС Московского округа от 29 июня 2011 г. N КА-А40/5919-11, Президиума ВАС РФ от 9 марта 2011 г. N 14473/10 и от 9 ноября 2010 г. N 6961/10, Определении ВАС РФ от 13 апреля 2012 г. N ВАС-3801/12, согласно которым налоговый орган вправе не принять суммы вычетов по НДС, не подтвержденные налогоплательщиком надлежащими документами.

Пунктом 4 ст. 168 НК РФ определено, что, в частности, в первичных учетных документах и в счетах-фактурах соответствующая сумма НДС выделяется отдельной строкой.

В соответствии с Письмом ФНС России от 28 февраля 2013 г. N ЕД-19-3/26 "О налоге на добавленную стоимость" право на вычет может быть поставлено в зависимость от выделения НДС.

Согласно позиции судов невыделение в первичных документах суммы НДС в стоимости товаров (работ, услуг), включающей НДС, не является основанием для отказа в вычете.

Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 19 мая 2009 г. N А05-9925/2007 разъяснено, что положениями гл. 21 НК РФ не установлены специальные требования к объему и видам первичных документов, подтверждающих факт приобретения товаров (работ, услуг) и их принятие к учету. Однако для получения права на вычет налога на добавленную стоимость налогоплательщик обязан доказать факт приобретения товара и принятия его к учету первичными документами, составленными в соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В Определении ВАС РФ от 11 февраля 2010 г. N ВАС-989/10, Постановлениях ФАС Уральского округа от 9 августа 2012 г. N Ф09-6167/12 по делу N А60-34756/2011 и ФАС Центрального округа от 22 сентября 2010 г. по делу N А36-2828/2009 отмечено, что реальность проведения хозяйственной операции обществом подтверждается не только первичными документами, но и договором, фактом оплаты с учетом НДС в случае приобретения товаров, документами, подтверждающими их транспортировку, реализацию.

Документами, обосновывающими вычет, при утрате оригиналов являются копии счетов-фактур, а также иных документов, подтверждающих сумму НДС, предъявленную к оплате по счетам-фактурам контрагентам налогоплательщика (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 4 октября 2011 г. N 15АП-10049/2011).

Согласно Постановлению ФАС Северо-Западного округа от 20 августа 2002 г. по делу N А26-3978/01-02-12/124 наличие непогашенной задолженности организации перед подотчетным лицом не является основанием для непринятия НДС к вычету.

Факт приобретения (покупки) имущества (работ, услуг) через подотчетных лиц для деятельности, облагаемой НДС, отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:

1. При покупке имущества:

Дебет 07 "Оборудование к установке", 08 "Вложения во внеоборотные активы", 10 "Материалы", 41 "Товары", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- отражена (начислена) покупная стоимость имущества без НДС.

2. При отражении работ (услуг), выполненных сторонней организацией:

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- списана стоимость потребленных работ (услуг) без НДС на издержки производства (обращения).

3. При отражении НДС по приобретенному имуществу (работам, услугам):

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- учтен (начислен) НДС по приобретенному имуществу, а также по выполненным работам (услугам) сторонней организацией;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по налогу на добавленную стоимость", Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

- принят к вычету из бюджета НДС по оприходованным ценностям, а также по выполненным работам (услугам) сторонней организацией.

4. При оплате имущества (работ, услуг) продавцу (подрядчику):

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана сумма произведенных расходов по приобретению имущества (работ, услуг) на расчеты с подотчетными лицами.

Расчеты по приобретению товаров (работ, услуг) через подотчетных лиц для деятельности, облагаемой НДС, могут быть также отражены с применением счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, прямая корреспонденция между счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами" не предусмотрена.

В случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций.

В соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования, установленные п. п. 3 и 4 настоящей статьи, по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Согласно позиции Минфина России, изложенной, в частности, в Письмах от 3 августа 2010 г. N 03-07-11/335 и от 9 марта 2010 г. N 03-07-11/51, вычет сумм НДС в отношении товаров, приобретаемых в организациях розничной торговли, возможен только при наличии счетов-фактур. При этом счет-фактура может не выставляться продавцом при одновременном выполнении следующих условий, изложенных в Письмах Минфина России от 3 ноября 2011 г. N 03-07-09/37 и от 25 мая 2011 г. N 03-07-09/14:

- покупателем является физическое лицо;

- покупатель осуществляет оплату товаров (работ, услуг) наличными средствами;

- продавец выдает покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Противоположная позиция изложена в Постановлении Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. N 17718/07. Основываясь на норме п. 7 ст. 168 НК РФ, суд указал, что отказ в получении налогового вычета НДС на основании кассового чека является неправомерным, поскольку оплата товара производилась наличными денежными средствами, включая сумму НДС, подтвержденную кассовыми чеками, а товар использовался для осуществления предпринимательской деятельности, признаваемой объектом обложения НДС.

Налогоплательщикам, избегающим судебных разбирательств, а также во избежание рисков со стороны налоговых органов не следует применять вычет суммы НДС, выделенной в чеке контрольно-кассовой техники отдельной строкой, в случае отсутствия счета-фактуры продавца. Указанная сумма налога не может быть включена в покупную стоимость приобретенных ценностей в соответствии с п. 6 ПБУ 5/01 и подлежит учету в составе прочих расходов на основании п. 11 ПБУ 10/99.

Сумма НДС, уплачиваемая при приобретении материально-производственных запасов в розничной торговле за наличный расчет и отсутствующая либо не выделенная в чеке контрольно-кассовой техники отдельной строкой, включается в фактическую себестоимость материально-производственных запасов, приобретенных за плату (п. 6 ПБУ 5/01).

В бухгалтерском учете организации-покупателя оприходование товаров (материалов) с НДС с оплатой за наличный расчет через подотчетных лиц, при покупке которых продавцом - предприятием розничной торговли не выставлялся счет-фактура, отражается следующими записями:

1. Если в чеке контрольно-кассовой техники сумма НДС выделена отдельной строкой:

Дебет 10 "Материалы", 41 "Товары", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"