Тема 12. Контроль в системе

1. Сформулируйте основные стандарты контроля и изложите схему его организации для:

- коммерческого банка;

- кондитерской фабрики;

- ресторана;

-  туристического агентства.

Выделяют следующие основные виды контроля:

1. По типу:

- традиционный контроль фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов;

       • опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на достижение, а не на исправление прошлых ошибок;           

       • предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

       2. По видам (финансовый, маркетинговый, контроль качества, производственный и др.).

       3. По объектам, каковыми являются:

       • состояние производственного, технического, кадрового потенциала, объем финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразность их использования-

       • эффективность производственной деятельности;

       • промежуточные и конечные результаты;

       • затраты, потери и их виновники;

       • достоверность, качество, доступность, полнота информации;

       • сроки исполнения принимаемых решений;

       • имидж организации;

       • сохранение коммерческой тайны и т. д.

       4. По субъектам, которые осуществляют процесс контроля (администрация, функциональные службы, специальные подразделения, сами работники).

       5. По интенсивности (нормальный или усиленный).

       6. По месту осуществления.

       7. По целям (фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного, а корректирующий - исправить положение дел).

       8. По методам:

       • фактический контроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации, осмотра, разрушения объекта;

       • документальный происходит на основе сверок и проверок документов;

       • оценочный контроль базируется на экспертизе, анализе, сопоставлении с эталоном.

       9. По стадиям осуществления.

2. В чем, на Ваш взгляд, заключается значение предварительного, текущего и заключительного контроля для эффективной деятельности организации? Связаны ли между собой различные типы контроля? Если да, то как?

       На предприятиях используются три вида контроля:

       — предварительный;

       — текущий;

       — заключительный (итоговый).

       Предварительный контроль осуществляется до начала выполнения работ, посредством его устанавливается готовность фирмы к работе. В рамках данного вида контроля проверка осуществляется по трем направлениям:

       1). принятие необходимых управленческих решений;

       2). проверка готовности персонала к выполнению работы;

       3). проверка состояния ресурсов предприятия.

       По первому направлению — проверяется установление сроков выполнения работы, ответственных исполнителей, утверждение документа и доведение его до конкретных исполнителей.

       По второму направлению — оценивается пригодность персонала к работе, их квалификация, личные и деловые качества, понимание работниками миссии, цели и ценностей предприятия, их прав, обязанностей и ответственности, а также используемой системы стимулирования труда.

       По третьему направлению — проверяется наличие, качество, надежность ресурсов, своевременное их поступление. Текущий контроль является основным, проводится в ходе выполнения работ и имеет две направленности: оперативную и стратегическую. С помощью оперативного контроля осуществляется наблюдение за текущей производственно-хозяйственной деятельностью. Путем стратегического контроля оценивается эффективность выполняемых работ, рациональное использование ресурсов, соответствие целей миссии предприятия.

       По масштабу проведения контроль может быть полным и выборочным (когда используются так называемые индикаторы — точки контроля).

       Механизм выполнения текущего контроля включает три блока работ: информационный, оценочный, корректировку принятых решений.

       Информационный блок предполагает сбор информации по параметрам, подлежащим проверке.

       Оценочный блок включает сравнение фактических результатов с запланированными и выявление отклонений от стандартов, норм, стратегий.

       Корректировка решений может содержать два вида действий:

       — меры по приведению предприятия в штатное состояние и устранение причин отклонения;

       — пересмотр стандартов, норм, нормативов, если это объективно необходимо.

Итоговый контроль проводится по результатам деятельности, носит углубленный характер, включает экономический анализ, выявление сильных и слабых сторон работы предприятия. Результаты этого контроля используются для разработки перспектив развития предприятия и планирования деятельности на следующий период.

3. Контроль за использованием каких ресурсов (человеческих, материальных, финансовых} имеет, по Вашему мнению, приоритетное значение и почему?

       Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

       Современный контроль направлен не на исправление, а на предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

       Эффективный контроль должен увязываться и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособляемость к изменяющимся условиям.

       Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

       Поскольку контроль не самоцель, а средство достижения цели, он должен служить условием повышения эффективности хозяйствования, следовательно, быть экономичным (приносимые выгоды должны превышать затраты). Это обеспечивается оптимизацией всех связанных с контролем издержек (на технические средства, сбор, переработку и хранение информации и проч.).

       Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

       Ориентированность контроля на человека означает его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения». А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности проведение соответствующих мероприятий.

       Контроль должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его — понятной. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, что делается это объективно. Поэтому не сообразно применять те методы контроля, которые отвергаются людьми.