Системы классификации и классификаторы экономической информации

Названия объектов и понятий, с которыми сталкивается пользователь в работе, обычно складываются произвольно, они громоздки, различаются по длине и форме представления, не обеспечивают полной характеристики отражаемого объекта и поэтому не могут быть использованы при передаче и обработке данных. Для обеспечения автоматизированной обработки такие данные необходимо представить в формализованном виде, что обеспечивается классификацией и кодированием информации. Классификаторы и коды технико-экономической информации составляют основу информационной системы бухгалтерского учета.

Классификаторы информации. Локальные классификаторы информации имеют сферу действия, ограниченную рамками информационной системы, на специфику которой они ориентированы. Состав классификаторов и справочников определяется учетной политикой предприятия и требованиями организации аналитического учета. При их разработке большое внимание уделяется минимизации затрат на создание и ведение нормативно-справочной базы предприятия, обеспечение минимальной структуры кодов, ограничение номенклатуры значений. Обязательным условием использования таких систем является наличие специальных средств перехода от локальных классификаторов к общим, и наоборот.

Отраслевые классификаторы действительны для информационных систем одной отрасли и учитывают особенности организации бухгалтерского учета в данной отрасли. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах (коды синтетических счетов бухгалтерского учета, коды видов оплат, коды норм амортизационных отчислений). Региональные классификаторы - это классификаторы республиканские, городские, областные, которые действительны для всех информационных систем одного региона.

Общероссийские классификаторы действительны для информационных систем, принадлежащих субъектам Российской Федерации. В настоящее время их разработано около четырех десятков и условно они отнесены к четырем группам:

· классификаторы трудовых и природных ресурсов (ОКПДТР);

·   классификаторы структуры отраслей - отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), органов государственного управления (СООГУ), административно-территориального деления (САТО), предприятий и организаций (ОКПО), форм собственности (ОКФС);

·   классификаторы продукции промышленной, сельскохозяйственной, строительной;

·   классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД) и другие.

Разработка классификаторов обеспечивает устранение информационной несовместимости системы и в этом - положительная особенность классификаторов; однако длина кодового обозначения при этом становится очень большой, и в этом их отрицательная особенность.

Единая система классификации и кодирования (ЕСКК) включает комплекс нормативно-технических и методических материалов для обеспечения организационно - методологического единства всех выполняемых работ, а также комплекс взаимоувязанных классификаторов и автоматизированную систему их ведения.

Международные классификаторы разрабатываются для всех предприятий одной или нескольких стран и используются для обмена информацией между отдельными предприятиями.

Кодирование экономической информации. Кодирование представляет собой процесс образования и присвоения кодовых обозначений конкретным объектам классификации, замены общепринятых обозначений объектов цифровыми условными обозначениями. Системой кодирования называется совокупность правил, в соответствии с которыми разрабатываются и присваиваются условные обозначения. Такие системы могут носить самостоятельный характер или быть основанными на предварительной классификации.

Условное обозначение (код) может включать один знак или систему знаков, образованных по определенным правилам. В качестве знаков могут выступать цифры, буквы или их сочетания. Например, в общероссийском классификаторе продукции код продукции содержит 6 цифровых знаков и 1 знак - контрольное число. Вся продукция делится на классы, внутри класса - на подклассы, далее - на группы, подгруппы и виды продукции. Для расчета заработной платы используются классификаторы и коды, содержащие только цифровые знаки.

Кодирование товаров. Кодирование товаров производится на третьем уровне субконто (первый уровень - название номенклатуры, второй уровень - размерный ряд, третий уровень - партия поставки) и состоит из 25 условных символов:

· первые два буквенных символа означают вид документа, сформировавшего проводки по поступлению данной партии товара. Возможные варианты: АИ - акт инвентаризации, АН - акт недостачи, ПН - приходная накладная;

·   следующие четыре числовых символа означают номер документа, сформировавшего проводки по поступлению партии товара;

·   следующие пять числовых символов - это код поставщика;

·   следующие шесть числовых символов означают дату документа, сформировавшего проводки по поступлению партии товара;

·   следующие три буквенных символа означают происхождение товара. Возможные варианты: РОС - Россия, ИМП - импорт и т.д.;

·   последние два числовых символа означают раздел продукции в основном прайсе предприятия.

Код товара может, к примеру, выглядеть так: «ПН00328 от 00602/00129РОС05». Код позволяет отследить факт и проверить правильность поступления товара, быстро разобраться в поставках и ценах, поскольку цены на одну и ту же номенклатуру» в зависимости от сезона, условий рынка и поставщика могут быть разными.