История создания справочно-правовых систем

Последние десятилетия характеризуются бурным ростом количества правовых актов. По экспертным оценкам в настоящее время они насчитывают от нескольких десятков тысяч до полутора миллионов, включая нормативные акты субъектов Федерации. Эффективно работать с таким массивом информации в традиционном варианте - на бумажных носителях - не представляется реальным. Выходом из этого положения является структуризация правовых актов по определенным классификационным признакам и их размещение в электронных базах данных.

В конце 80-х - начале 90-х годов появились первые негосударственные системы («ЮСИС» - 1989 г., «Гарант» - 1991 г.). В настоящее время в России насчитывается около десятка справочно-правовых систем. Наиболее распространенными из них являются «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс».

Практически все системы содержат в полном объеме правовые акты и удобный информационно-поисковый аппарат. Различаются системы лишь техническими особенностями (например, технологией обновления информации - полной заменой информационного банка или «кусочным» пополнением) и сервисными возможностями.

Краткая характеристика справочно-правовых систем

В настоящее время справочно-правовые системы (СПС) стали удобным инструментом для работы бухгалтера с законодательством. СПС, помимо полного набора правовой информации, предлагают бухгалтеру разъяснения специалистов по правовым вопросам, так называемые системы поддержки принятия решений. Некоторые СПС помогают организовать свою работу с помощью «Электронного помощника бухгалтера», «Календаря бухгалтера» и т.п.

Все информационно-справочные системы реализуют набор сервисных функций, достаточный для любого пользователя. Они позволяют искать документы в информационных базах по различным критериям, просматривать найденные документы, а также печатать их при необходимости. Имеются дополнительные средства запоминания ранее найденной информации, а также возможность использования информации в собственных документах. Таким образом, функционально системы Консультант Плюс, Кодекс и Гарант мало различаются и полностью удовлетворяют самым высоким требованиям.

Кроме основных версий, включающих текущее федеральное законодательство, для всех рассматриваемых информационно-справочных систем предлагаются и сетевые версии. При использовании сетевой версии к информационным базам могут одновременно обращаться несколько пользователей, работающих на различных компьютерах, объединенных в вычислительную сеть.

Все рассматриваемые информационно-справочные системы позволяют проводить регулярное обновление информационных баз. Договор на обновление следует заключить одновременно с приобретением системы. Обновлением занимаются многочисленные партнеры организаций, разрабатывающих системы.

Состав и порядок работы с информационным банком

Основой любой СПС является ее информационный банк. В зависимости от его состава, структуры и объема определяются и процедуры его сопровождения, т.е. обновления, пополнения, поиска, выборки и т.д.

Информационный банк включает нормативные акты, охватывающие все разделы действующего законодательства, а также дополнительную информацию о документе. Поисковые реквизиты снабжены словарями, которые представляют собой все возможные способы заполнения поискового реквизита.

Первичным элементом информационного банка системы является документ - нормативный акт. Каждый нормативный акт помимо непосредственно текста имеет реквизиты (например, название, дата принятия и т.п.). Все реквизиты делятся на две группы: поисковые и справочные. Первые обеспечивают поиск документа в информационном банке, вторые содержат дополнительную информацию о документе. Поисковые реквизиты снабжены словарями, которые представляют собой все возможные способы заполнения поискового реквизита.

Одной из основных процедур сопровождения информационного банка СПС является процедура поиска информации. Поэтому каждая новая версия СПС оснащена более совершенным поисковым механизмом.

В словарь каждого поля (реквизита) включены все возможные варианты заполнения этого поля. Словарь может быть представлен списком выражений, дат, номеров. Помимо традиционных способов работы со списками (стрелки, клавиши, линейки прокрутки) во всех словарях системы предусмотрен быстрый поиск - набор первых букв или цифр.

В словаре некоторых полей (реквизитов) может встречаться символ «*». Выбор слова с этим символом задает системе команду поиска выражений, совпадающих с выбранным только до символа «*».

Если в процессе поиска необходимо выбрать несколько выражений из одного словаря, то система предложит связать несколько выбранных выражений логическими условиями (например, «ИЛИ», «И», «КРОМЕ» и т.д.).

Логические условия в полях типа «Дата» позволяют связать две выбранные из словаря даты условиями «ДИАПАЗОН» (промежуток между двумя датами включительно) и «ИЛИ» (либо первая, либо вторая дата). После выбора обычным способом одной даты в словаре система предложит уточнить: «ТОЧНО», «РАНЬШЕ» или «ПОЗЖЕ» этой даты производить поиск.

После заполнения карточки реквизитов переходят к сформированному списку документов, удовлетворяющему сделанному запросу.

В нижнем левом углу рамки окна указаны: номер текущего документа в списке, их общее количество и число выделенных документов. Перемещение по списку производится в обычном порядке.

Сформированный список документов полностью или частично может быть записан в файл или выведен на печать. При этом следует обратить внимание на емкость каждого из документов в Кб, выведенную на экран.

Список документов полностью или частично может быть сохранен в папке или кармане. Документы в них сохраняются при выходе из системы. Карман - особая папка документов с фиксированным названием. Документ, помещенный в карман, получает признак «Карман», видимый как в списке, так и в тексте документа.

Многие СПС имеют дополнительные сервисные возможности, заключающиеся в:

· создании постоянных подборок документов по какой-либо проблеме;

·   установке закладок в тексте;

·   наличии гипертекстовых связей между документами;

·   экспорте документов в другие программные пакеты, например Microsoft Word и Excel.

Любая СПС охватывает лишь часть всего массива правовой информации. Например, информационный банк системы Гарант включает в себя:

· нормативные документы;

·   разъяснения, комментарии, схемы;

·   судебную и арбитражную практику;

·   формы документов;

·   международные договоры;

·   словари;

·   нормативно-технические справочники;

·   проекты.