ОСНОВНЫЕ ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА

Для ускорения завершения проектов и лучшего управления стратегическими ресурсами TESSCO решила применить в управлении совокупностями выполняемых проектов метод критических цепочек. После проведения двухдневного семинара, посвященного изучению данного метода, и рассмотрения существующего программного обеспечения для его реализации, TESSCO выбрала для дальнейшего применения пакет программных средств многопроектного планирования и контроля Concerto, основанный на СУБД Oracle.

В то время TESSCO обладала весьма ограниченным опытом применения программных средств управления проектами, хотя многими признавалась потребность в формализованном планировании проектов, позволяющем устанавливать взаимосвязи между ними и правильно распределять ресурсы. Concerto использует интерфейс и прикладную часть Microsoft Project и систему управления базами данных Oracle для хранения основной информации. Внедрение Concerto стало и все еще остается серьезной проблемой. Заклинание «Загрузи Concerto» стало синонимом требования «составить эффективный план выполнения проекта». Вместе с тем, применение этого программного средства содействовало более обдуманному подходу к определению требуемых ресурсов и лучшему пониманию метода критического пути.

Дуг Рейн по этому поводу заметил: «Ныне с помощью Concerto мы отслеживаем наиболее важные проекты и делаем это значительно внимательнее, обеспечивая взаимодействие между функциональными подразделениями».

ЧТО ТРЕБУЕТСЯ ЕЩЕ ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ ПРОЦЕССА “4X4”

Переход к зрелому управлению проектами компании оказался успешным, но он еше далек от завершения. Р. Барнхилл считает, что «признание ограниченности стратегических ресурсов и взаимодействие между подразделениями должны быть главными предпосылками для успешного глобального управления проектами».

Современное кредо TESSCO заключается в необходимости управления проектами, но, тем не менее наблюдаются противоречия и конкуренция между стратегическими проектами и задачами обеспечения эффективности повседневной работы компании. Часто приходится слышать от сотрудников такие вопросы, как «Что от меня требуется, выполнять свои служебные обязанности или работать над этим проектом?», или заявления вроде «Л не могу этим заниматься, пока не составлю план проекта!». Порой подразделения бездействуют в ожидании согласования или утверждения предлагаемых проектов.

Все это свидетельствует о необходимости учреждения ОУП и внедрения управления портфелями проектов, что поможет менеджерам в проведении необходимых подготовительных работ перед представлением высшему руководству обоснований тех возможностей, которые создает тот или иной проект для компании. Как поясняет Стен Сак из отдела консультаций, обучения руководящего состава и подготовки работников службы сбыта, «компания нуждается в строгом ОУП, чтобы управлять непрерывным выполнением проектов и противодействовать подходам, не обладающим достаточной целостностью. ОУП позволит поддерживать безусловную согласованность и обоснованность выполняемых проектов, их соответствие установленным требованиям». В TESSCO пока еще не полностью внедрена формализованная структура управления портфелем проектов с использованием ОУП. Поэтому из-за отсутствия должной подготовительной работы, которую должны проводить руководители подразделений, генеральный директор на еженедельных совещаниях по рассмотрению хода выполнения проектов, вынужден заниматься непосредственным управлением проектами вместо того, чтобы принимать принципиальные решения и указывать направления дальнейшего развития.

Р. Барнхилл подчеркивает настоятельную необходимость наличия в компании некоторого защитного механизма, с помощью которого могут быть ликвидированы или приостановлены неэффективные проекты. Пересмотр планов на основе вновь поступившей информации всегда происходит непросто, поскольку людям свойственно стремиться продолжать выполнение проекта по утвержденному плану даже в том случае, когда проект зашел в тупик или больше не нужен организации. Наличие процедуры ликвидации ненужных проектов очень важно с точки зрения ослабления последствий конфликтов, рассматривавшихся выше.

TESSCO нуждается в изучении и внедрении концепции управления портфелями проектов. Для правильного установления приоритетов проектов, содержащихся в портфеле, требуется развивать умение анализировать последствия принимаемых решений и вновь поступившей информации. Это позволит преодолеть существующую тенденцию, когда руководители групп и подразделений всеми силами проталкивают собственные проекты, которые, таким образом, приобретают приоритетность, невзирая на плохо сформулированные планы их выполнения. По этому поводу Боб Сингер замечает, что «мы, как организация, обязаны сконцентрировать внимание на ресурсных ограничениях, уметь принимать жесткие, но оптимальные решения».