Организационно-методические основы создания системы контроллинга на предприятии

Организационно-методические основы создания системы контроллинга на предприятии, как правило, включают в себя вопросы организации службы контроллинга, определения ее места в организационной структуре предприятия или холдинга, анализа информационных потоков и возможных вариантов внедрения контроллинга на предприятии.

Для эффективной работы и четкого определения ответственности кон­троллеров на предприятии необходимо создать специальное структурное подразделение — службу контроллинга.

Служба контроллинга входит наряду с бухгалтерией, финансовым отделом, планово-экономическим отделом в со­став финансово-экономических служб предприятия. Поскольку основная функция контроллинга на предприятии — анализ и управление затратами и прибылью, служба контроллинга должна иметь возможность получать всю необходимую ей информацию и претворять ее в рекомендации для принятия управленческих решений высшими руководителями предприятия.

При создании службы контроллинга на предприятии необходимо учитывать следующие основные требования:

1. Служба контроллинга должна иметь возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела, планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-технического снабжения.

2. Служба контроллинга должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других экономи­ческих служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализа и выводов, но не содержащейся в существующих документах финансово-экономических служб.

3. Служба контроллинга должна иметь возможность вне­дрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе. Вопрос о выплате компенсации сотрудникам других служб за увеличение нагрузки должны решать руководители, для которых предназначе­на информация службы контроллинга

4. Служба контроллинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.

5. Служба контроллинга должна быть независимой от той или иной финансово-экономической службы.

В соответствии с вышеприведенными требованиями возникают различные варианты создания службы контроллинга и ее места в организационной структуре предприятия.                       

В каждом производственном подразделении может быть назначен свой контроллер, который будет отслеживать и анализировать отклонения фактических параметров работы (прежде всего затрат) от плановых. Такая организация работы службы контроллинга существует во многих крупных европейских промышленных компаниях, например, в концерне, Fiat в Италии. Впоследствии служба контроллинга может расширить свое влияние и иметь свой штат.

Поскольку информация, которую готовит служба контроллинга, предназначена для заместителя директора по экономики (финансового директора, коммерческого директора) и генерального директора, целесообразно подчинить службу контроллинга напрямую заместителю генерального директора по эко­номике, которому непосредственно подчинены также главный бухгалтер, начальники финансового и планово-экономического отделов (ПЭО), начальник службы сбыта (таким образом, на­чальник службы контроллинга получает достаточно высокий статус и независимость от начальников других финансово-экономических служб).

Раздел 11. Подрядные торги

Классификация торгов

Среди организационных мероприятий по подготовке к строительству важное место принадлежит проведению подрядных торгов.

Торги всегда были мощным рыночным механизмом, вынуждающим конкурентов разрабатывать более совершенную технику и технологии, стремиться к более высокой организации производства и труда, снижать себестоимость продукции. Другими словами, если хочешь получать заказы и следовательно, работать стабильно, то нужно неустанно совершенствовать свою деятельность и повышать репутацию.

С приходом рыночной экономики подрядные торги возобновились и в России (до революции они в России проводились повсеместно, но в советское время были отменены как элемент капиталистического производства).

В настоящее время в стране создана достаточно развитая нормативно-правовая база для проведения подрядных торгов. Изданы соответствующие законы и положения, устанавливающие порядок проведения торгов и ответственность их участников.

Образованна сеть из более чем двух тысяч инжиниринговых фирм, оказывающих услуги по подготовке и проведению подрядных торгов в строительстве.

С целью совершенствования проведения торгов создана Ассоциация организаторов подрядных торгов в России.

Подрядные торги – это способ размещения заказов на строительство, при котором выбор подрядчика производится на конкурсной основе. Объявить подрядные торги означает объявить конкурс на лучшую подрядную строительную организацию.

В зависимости от способов организации торгов они могут выступать в следующих видах:

• открытые торги;

• открытые торги с предварительной квалификацией;

• закрытые торги;

• единичные торги.

При проведении первых двух видов торгов объявления о них публику­ются в официальных органах печати, поэтому часто такие торги называют публичными. Однако понятие "открытые торги" происходит не от того, что они анонсируются через открытые публикации, а в связи с возможностью участия в них всех желающих фирм.

Обычно открытые торги проводятся при размещении заказов на относительно несложные (достаточно типовые) виды оборудования, работ и услуг, которые могут предложить многие фирмы; в то же время сумма заказов должна быть достаточно большой, учитывая, что затраты на проведение открытых торгов сравнительно высоки и время на их подго­товку и проведение (до заключения контракта) может растягиваться на многие месяцы.

Компании, изъявившие желание участвовать в открытых торгах, выку­пают у организаторов торгов (тендерного комитета) необходимую для подготовки своих предложений документацию (так называемую тендерную документацию). Некогда эта документация продавалась за достаточно символическую плату, исчислявшуюся десятками или сотнями долларов. В последние годы устроители торгов стали в некоторых случаях поднимать цену до нескольких десятков тысяч долларов. Этим преследуется двоякая цель:

а) возместить свои затраты на подготовку тендерной документации (а иногда и проектной, на основе которой разрабатывается тендерная документация);

б) отсечь от участия в торгах маломощные компании.

Разновидностью открытых торгов являются торги с предварительной квалификацией: на основе предварительной (достаточно краткой) информации, представляемой всеми желающими участвовать в торгах компаниями, происходит отсечение от дальнейшего участия компаний, недостаточно состоятельных в финансовом, техническом, профессиональном и других отношениях. На втором этапе к торгам допускаются отобранные компании из так называемого "короткого списка".

В случае закрытых торгов приглашения к участию рассылаются организаторами непосредственно наиболее известным поставщикам, подрядчикам, консультантам, имеющим достаточный опыт реализации данного типа проектов. Компании, изъявившие желание участвовать в закрытых торгах, обычно выкупают необходимую для подготовки предложений документацию.

Закрытые торги проводятся обычно при закупках дорогостоящего современного оборудования с высокими техническими характеристиками и на сложные строительно-монтажные работы, требующие высокой квалификации. Такие торги объявляются на поставки комплектного оборудования, на подрядные работы "под ключ", на проведение исследовательских и проектных работ и т.п. Можно сказать, что вторая фаза открытых торгов с предварительной квалификацией фактически может превратиться в закрытые торги, когда организаторы торгов по своему усмотрению опре­деляют круг компаний, которые могут подавать свои предложения.

Достаточно редко применяются единичные торги: они характеризуются наличием одного оферента (например, обладателя патента) для проведе­ния специальных работ или поставок.

Существуют также другие классификации и группировки торгов. В зависимости от национальной принадлежности (юрисдикции) участников они делятся на национальные (внутренние) и международные. В случае, если торги по каким-либо причинам объявляются несостоявшимися (например, количество участников было недостаточно или были выявлены факты нарушения правил и процедур), проводятся повторные торги.

Существует также понятие вторичных торгов. Заказчик проекта может провести первичные торги, на основании которых определяется генераль­ный подрядчик (поставщик). Далее генеральный подрядчик (поставщик) проводит свои — вторичные — торги, на основании которых выявляются субподрядчики (субпоставщики). Обычно заказчик проекта осуществляет контроль за проведением таких вторичных торгов, а иногда участвует в утверждении их результатов.