Контроль как функция управления

Контроль как функция управления — это процесс установления степени соответствия состояния и деятельности объекта управления принятым решениям, правовым, экономическим, техническим нормам. Контроль тесно связан с учетом, данные которого используются при контроле. В ходе контроля выявляются имеющиеся отклонения и обусловившие их причины, а также определяются пути устранения недостатков. Контроль является средством, побуждающим руководителей к принятию новых решений, направленных на устранение обнаруженных недостатков, а в случае необходимости на корректировку принятых решений. Хорошо налаженный контроль даёт возможность работать по принципу обратной связи, что повышает надежность управления, своевременно обнаруживать и устранять имеющие недостатки, принимать меры, исключающие их повторение.

По полноте охвата деятельности контроль делится на общий и специальный (например, финансовый, технический). Различают также контроль внешний (подведомственный) и внутренний (внутриведомственный).

Контроль реализуется путем проверки информации, поступающей из сферы производственного процесса по линии обратной связи в виде контрольных и учетных документов. На каждом этапе контроля по данным информации выявляется состояние строительства объектов и производствен­ной деятельности строительных организаций и их подразде­лений. При установлении расхождений в выполнении планов разрабатываются решения по их обеспечению, а в ряде случаев — корректировка планов, особенно оперативных. Кон­троль осуществляется и по многим другим направлениям производственной деятельности и в каждой подсистеме управления имеет свои задачи, при этом контролируемые параметры зависят от содержания деятельности подсистемы. Определение состава контролируемых параметров и их детализация в конкретных условиях строительства являются одной из важнейших задач совершенствования управления. Следует отметить, что увеличение объема информации и мно­гоступенчатая ее передача с агрегированием для получения сводных данных, особенно вручную, затрудняет своевременную выработку решений, ограничивает свободу маневрирования ресурсами, порождает противоречия и снижает ответственность руководителей работ за конечные результаты производственной деятельности. К тому же при плохо организованной системе контроля снижается уровень исполнительской дисциплины. Поэтому совершенствование системы контроля, особенно в условиях роста объемов строительства и развития рыночных отношений,— одна из важнейших задач в строительном производстве.

Рис. 7.3. Структура бухгалтерского учета

Раздел 8. Общие функции, выделяемые на этапах цикла управления и продолжительности

Планирование строительства

Функция планирования реализуется в процессе составления планов, представляющих собой комплексные решения о будущей деятельности управляемой подсистемы.

Сегодня и ученые, и практики едины во мнении: независимо от общественно-политического устройства общества и форм собственности успешная работа производственных предприятий возможна только на основе принципов внутрифирменного планирования. Это же, естественно, относится и к строительным фирмам.

Переходя к вопросу о том, какие разновидности планов используются в строительстве, следует исходить из следующих соображений. Прежде всего, любой план должен отвечать на вопрос: что мы должны делать сегодня и что нам предстоит делать завтра? Чем крупнее строительная органи­зация, тем дальше ей необходимо заглядывать в будущее, чтобы предугадывать, что ее в этом будущем может ожидать. Ибо чем крупнее строительная организация, тем больше у нее точек соприкосновения с окружающей средой и, следовательно, тем больше влияние последней на ее деятельность. И наоборот, чем меньше строительная организация, тем она более замкнута и меньше подвержена влиянию внешнего мира. Поэтому нет жестких, раз и навсегда установленных временных рамок планирования. Скажем, для большого строительного концерна, в состав которого входит ряд крупных самостоятельных фирм и предприятий, необходим долгосрочный стратегический план деятельности и развития, рассчитанный на 5- 10 пли более лет. Такой план служит основой для разработки среднесрочных и текущих планов. Для крупной строительной фирмы стратегический план может быть разработан на 3-5 лет, для средней он может быть объединен с тактическим планом, рассчитанным на 2-3 года, а малая фирма может ограничиться только текущим планом на 1 год. Другими словами, чем крупнее строительная организа­ция, тем больший период должен охватывать перспективный план. Вместе с тем конкретная ситуация, в которой находится строительная организация, а также цели, которые она ставит перед собой, могут оказывать существенное влияние на ха­рактер планирования. Например, если средняя фирма хочет стать крупной, то у нее значительно возрастет круг задач, связанных со стратегическим планированием. Второй вопрос, на который должен отвечать любой план, ставится так: как, какой ценой небходимо выполнить задачи, которые сформулированы в плане? Планы можно выполнять по-разному: с большими или меньшими трудовыми и денежными затратами, быстрее или медленнее, с применением современной техники или без нее и т. д. То есть, если в ответ на первый вопрос в план включаются количественные показатели того, сколько необходимо сделать, то в ответ на вто­рой вопрос план должен содержать показатели того, как этого достичь наиболее эффективным образом: насколько повысить производительность труда, как снизить себестоимость строительства, насколько и каким образом сократить сроки строи­тельства и т. д. От этих показателей непосредственно зависят экономические результаты деятельности строительной организации: прибыль, доходы собственников и сотрудников, дивиденды акционеров.

        Планирование строительства имеет одну важную особенность, которую необходимо учитывать при разработке той или иной системы планов. Эта особенность состоит втом, что само возведение любого здания или сооружения осуществляется по заранее разработанным планам, называемыми календарными планами. В календарном плане определяются наиболее рациональные сроки выполнения строительно-монтажных работ, производится их взаимная увязка во времени и пространстве, устанавливается общая продолжительность строительства объекта. На основе календарного плана определяется потребность в людских и материально-технических ресурсах, строятся графики работы строительных бригад и машин, разрабатываются графики завоза и расхода строительных материалов и изделий, планируется потребность в финансовых ресурсах по этапам и периодам строительства. При этом важно, что именно в процессе разработки календарных планов появляется возможность, используя современные методы и модели, например методы сетевого планирования, находить оптимальные или близкие к ним решения различных плановых задач.

Одним словом, в планировании строительства важнейшую роль играют календарные планы, которые закладываются в основу разработки всех других планов. Поэтому планирование в строительстве всегда следует начинать с разработки календарных планов возведения зданий и сооружений. В рыночных условиях появился новый для России вид планирования - бизнес-планирование, получившее наибольшее распространение па малых и средних предприятиях. Бизнес планирование позволяет осуществлять новые высокодоходные проекты и инновации: создать новое коммерческое дело, в том числе строительную фирму, разработать новую технологию, организовать производство нового строительного ма­териала и т. д. Основное предназначение бизнес-плана - обосновать доходность предпринимаемого дела и на этой основе привлечь инвесторов, которые бы вложили в новое дело свой капитал. В начальный период перехода к рыночной экономике распространилось даже мнение, что бизнес-планы заменят собой все другие виды планирования. Однако время показало, что это не так. Во-первых - бизнес-планирование, как прави­ло, охватывает не весь комплекс плановых задач строитель­ной организации, а только некоторые из них, чаще всего инновационного характера, в то время как традиционное технико-экономическое планирование строительства включает в себя самые различные задачи, связанные как со стратегиче­ской, так и текущей деятельностью организации. Во-вторых, бизнес-план обычно разрабатывается для одной определенной цели, после достижения, которой его действие прекращается, т. е. он имеет как бы одноразовое предназначение. В отличие от этого внутрифирменное планирование осуществляется непрерывно из года в год, из месяца в месяц, изо дня в день. Кроме того, как было уже отмечено, бизнес-планы чаще всего ставят одной из главных своих задач привлечь внешних инвесторов, в то время как внутрифирменные планы необходимы для повседневной работы самих строительных организаций.

Таким образом, внутрифирменное планирование строительства и бизнес-планирование имеют каждое свое предназначение и свои особенности, поэтому они не только не заменяют друг друга, но, наоборот, должны использоваться совместно, дополняя друг друга.

Есть еще одна важная особенность планирования строительства, которую необходимо иметь ввиду. Дело в том, что в процессе планирования вопрос о том, какие виды зданий и сооружении предстоит строить, строительная организации сама не решает. поэтому архитектурно - конструктивные решения зданий и сооружений строительная организация получат в готовом виде вместе с проектной документацией. Это существенно ограничивает ее возможности в решении вопросов о том, из каких конструкций лучше строить (например, из кирпича, монолитного железобетона или из крупных сборных панелей), какие строительные материалы использовать, как отделать здание и т. д. Решение всех этих вопросов жестко заключено в проекте, которого всё должны неукоснительно придерживаться. В этой связи трудно, например, представить себе, чтобы кто-то пришел на автомобильный завод со своими чертежами и заказал по ним для себя новый автомобиль. То есть, если автомобили выпускаются обезли­ченно и затем продаются всем желающим, то заказчики зданий, сооружений и строительных услуг заранее известны. Они и диктуют во многом характер будущего строительства, а, следовательно, существенно влияют на планирование строительства.

Стратегические и тактические планы определяют задачи, которые ставятся перед всеми участниками строительства. Однако каждое подразделение строительной организации должно иметь конкретные плановые показатели, которые она должна выполнить за тот или иной промежуток времени. Для этого разрабатываются текущие и оперативные планы на различные плановые периоды: год, месяц, неделя, сутки.

Таким образом, в строительстве, если его рассматривать в целом, могут разрабатываться следующие виды планов:

1. Стратегические планы.

2. Календарные планы.

3. Текущие планы.

4. Оперативные планы

5. Бизнес-планы.

 8.2.Функция регулирования

Функция регулирования состоит в поддержании управляемой системы в режиме, обеспечивающем выполнение целей задач производства. Посредством регулирования реализуется принцип обратной связи. С помощью учета и контроля выявляются отклонения, возникающие в ходе производства, а затем принимаются регулирующие решения, направленные на их предупреж­дение или устранение. Однако задача состоит в том, чтобы функция регулирования осуществлялась преимущественно на основе предвидения развития процесса производства. Не следует ждать момента, когда-то или иное нарушение станет совершившимся фактом, необходимо стремиться его предотвратить.

Регулирование включает также координацию, т. е. устранение рассогласований в деятельности участников строительства. 3адача регулирования заключается в изучении результатов возмущающих воздействий.

Регулирование сводится к периодическому целенаправленному изменению исходных организационно-технических решений с тем, чтобы ликвидировать срывы и обеспечить ввод оъекта в установленный срок.

В условиях воздействия на производственный процесс постоянных возмущающих факторов задача управляющей системы состоит в том, чтобы посредством регулирования обеспечить компенсацию внешних влияний, т. е. включить их в рамки существующей организации процесса или осуществить их нейтрализацию. Решение этой задачи достигается с помощью новых управленческих решении и выработанных на их основе распорядительных воздействии. Содержание регулирования зависит от вида плана, его характера и времени, на которое он рассчитан, т.е. ведется в пределах данного плана. Оно определяется параметрами цикла управления и действует в определенном контуре, т.е. с функции регулирования начинается новый цикл управления в пределах плана. В этом контуре происходит обмен данных контроля: первичной информации о фактическом положении дел в производственном процессе и вторичной — в виде регулирующих решении. Поскольку в основе регулирующих решений лежит информация, то объем работы по выработке этих решений зависит от устойчивости параметров производственного процесса в изменяемой среде.