Документация, Документооборот и внутрибанкоский контроль

Документ - свидетельство, доказательство. Основой бухгалтерского учета являются документы, поступающие в составе ежедневной отчетности от операционных частей банка. А также составленные непосредственно в бухгалтерии банка и содержащих информацию о процессах подлежащих учету – в бухгалтерском учете банка по средствам документов, получают отражения различные расчетно–денежные операции.

Документация – означает составление документов или оформление операций банка документами, т.е. документация – совокупность банковских документов.

Специальная банковская документация разрабатывается и утверждается ЦБ РФ и обязательна к применению юридическими и физическими лицами, которые производят через банки расчетные, ссудные и прочие операции. Основные виды банковских документов, применяемых кредитными организациями при совершении банковских операций, представлены в табл.1. Перечисленные документы предназначены для регистрации операций, влияющих на балансовые показатели и подлежащие отражению на балансовых счетах.

Формы документов унифицированы, стандартны, их реквизиты предусмотрены положением о расчетных документах.

Таблица № 1.

Важным и обязательным фактором является наличие в документе информации аналитического и синтетического характера, указания корреспондирующих счетов и суммы (денежного выражения) совершаемой операции. Подписи материально ответственных лиц и контролеров сверяются с их образцами. В результате ввода первичной бухгалтерской информации, зафиксированной в документах, и её обработки бухгалтерия получает все необходимые выходные данные как аналитического, так и синтетического характера, отчетные формы, балансы и пр.

Под внутрибанковским документооборотом понимают – весь процесс движения расчетно-денежных документов, совершенный от момента изготовления документа и до полного завершения операции с отражением в бухгалтерском учете всех участников. Последующее прохождение документов по инстанциям с совершением определенных действий имеет большое контрольное значение.

Организация документооборота предполагает регулирование потоков документов, регламентирование времени поступления документов, непосредственно от клиентов и обработку их в разных частях аппарата банка по установленному графику. Распределение операционного времени для обслуживания клиентов способствует равномерному поступлению документов. Для обеспечения ритмичности работы кредитной организации разрабатывается график документооборота со строгой регламентацией времени передачи документов от одного исполнителя в кредитной организации другому.

В тесной взаимосвязи с внутрибанковским документооборотом находится внутрибанковский контроль – совокупность средств и методов проверки правильности оформления расчетно–денежных документов и их учетов банка.

В современной банковской практике различают следующие виды внутрибанковского контроля:

1. предварительный – контроль осуществляется ДО совершения операции.

2. текущий – контроль осуществляется В ПРОЦЕССЕ документооборота и при заключении операций банка за день.

3. последующий – контроль проводится на отдельных участках учетно-операционной работы, охватывая выборочной проверкой все стороны деятельности банка, т. е. осуществляется наиболее эффективным комплексным методом.

Учет кассовых операций. Учет расчетных операций.

Кассовые операции

Счет № 20202 "Касса кредитных организаций"

Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в операционной кассе кредитной организации (филиала) и отдельных внутренних структурных подразделениях, кроме обменных пунктов и операционных касс, находящихся вне помещений кредитной организации.

По дебету счета отражается поступление денежной наличности в рублях и иностранной валюте по операциям в соответствии с нормативными актами Банка России.

По кредиту счета отражается списание денежной наличности в рублях и иностранной валюте по операциям в соответствии с нормативными активами Банка России.

В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета: по операционной кассе кредитной организации (филиала), по отдельным внутрен­ним структурным подразделениям и по хранилищам ценностей, а также ТЮ видам валют, по учету авансов денежной наличности, выданных (полученных) для осуществления кассового обслуживания населения в после-' Операционное время кредитной организации, в выходные, праздничные дни.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)

Счет № 20203 "Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте"

(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)

Назначение счета: счет предназначен для учета принадлежащих кредитной организации чеков (в том числе дорожных чеков), номиналь­ная стоимость которых указана в иностранной валюте.

По дебету счета отражается номинальная стоимость чеков (в том чис­ле дорожных чеков) в иностранной валюте, купленных (оплаченных) кредитной организацией (в том числе у физических лиц), в корреспон­денции с корреспондентскими счетами кредитной организации, счетами Клиентов, счетом кассы и другими счетами.

По кредиту счета отражается номинальная стоимость чеков (в том числе дорожных чеков) в иностранной валюте, проданных кредитной ор­ганизацией, в корреспонденции со счетами юридических и физических лиц, Корреспондентскими счетами кредитной организации, счетом кассы, счетом отосланных чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в пути и другими счетами.

В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по видам че­ков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых ука­зана в иностранной валюте, и видам иностранных валют.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)

Счет № 20206 "Касса обменных пунктов"

Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денеж­ных средств в рублях, иностранной валюте и чеков (в том числе дорож­ных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, находящихся в кассах обменных пунктов, принадлежащих данной кредитной организации.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)

Совершение обменных операций и отражение их в учете производит­ся в порядке, установленном нормативными актами Банка России.

В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по каждому обменному пункту и виду валют.

Счет № 20207 "Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций"

Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денеж­ных средств в рублях и иностранной валюте и чеков (в том числе дорож­ных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной ва­люте, находящихся в операционных кассах, которые расположены вне помещений кредитной организации.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)

Порядок совершения операций операционными кассами изложен в соответствующих нормативных актах Банка России.

По дебету счета отражаются наличные денежные средства в рублях и иностранной валюте, поступающие в операционную кассу в порядке подкреплений от кредитной организации, от юридических и физических лиц для зачисления на свои расчетные, текущие, депозитные и прочие счета, а также суммы, поступающие для зачисления в доходы бюджетов, и другие поступления наличных средств, предусмотренные правилами осуществления расчетов наличными денежными средствами, соответст­венно - в корреспонденции со счетами клиентов, доходов бюджетов, сче­тов по учету доходов кредитных организаций. Полученные подкрепления в учете отражаются в корреспонденции со счетами учета кассы, денеж­ных средств в пути, а другие поступления - в корреспонденции с соот­ветствующими счетами.

По кредиту счета отражается списание денежных средств в рублях и иностранной валюте при осуществлении операций по выдаче юридиче­ским и физическим лицам наличных денежных средств на выплату зара­ботной платы, стипендий, пенсий, пособий, командировочных, хозяйст­венных и других расходов, при погашении ценных бумаг и их приобре­тении у физических лиц, при инкассировании кредитной организацией по окончании операционного дня денежной наличности и других ценно­стей, в корреспонденции со счетами клиентов кредитной организации, счетами по учету кредитов физических лиц, ценных бумаг, кассы, де­нежных средств, отправленных в другие кредитные организации, подраз­деления своей кредитной организации, сданных в РКЦ.

В аналитическом учете ведутся лицевые счета по каждой операцион­ной кассе, находящейся вне помещения кредитной организации, и по видам валют.

Счет № 20208 "Денежные средства в банкоматах"

Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денеж­ных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в банкоматах, и операций, совершаемых с использованием данных денежных средств.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 11.04.2005 № 1571-У)

По дебету счета отражаются вложенные при загрузке в банкоматы на­личные денежные средства в корреспонденции со счетом учета кассы и внесенные клиентами - в корреспонденции со счетами учета незавер­шенных расчетов по операциям, совершаемым с использованием пла­тежных карт, банковскими счетами клиентов, счетами учета средств для расчетов чеками, предоплаченными картами.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 11.04.2005 № 1571-У)

По кредиту счета отражаются выданные из банкоматов наличные де­нежные средства в корреспонденции со счетами учета незавершенных расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, банковскими счетами клиентов, счетом учета средств для расчетов чека­ми, предоплаченными картами, со счетом кассы при разгрузке и выемке наличных денежных средств и в установленных случаях с другими счетами.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 11.04.2005 № 1571-У)

В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по каждому банкомату, принадлежащему кредитной организации, и видам валют.

Счет № 20209 "Денежные средства в пути"

Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денеж­ных средств в рублях и иностранной валюте, отосланных из кассы кре­дитной организации (филиала) другим кредитным организациям (филиа­лам), своим филиалам и внутренним структурным подразделениям, для подкрепления банкоматов, сданных в РКЦ Банка России до зачисления их на корреспондентский счет и в других случаях, установленных норма­тивными актами Банка России.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)

На этом же счете учитывается денежная наличность, отосланная из внутренних структурных подразделений кредитной организации, и в дру­гих случаях, установленных нормативными актами Банка России, в кассу кредитной организации (филиала).

(вред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)

По дебету счета проводятся суммы высланных наличных денежных средств в указанных выше случаях в корреспонденции со счетом учета кассы, а также суммы выручки, проинкассированной накануне и не пересчитанной, в корреспонденции со счетом по учету инкассированной денежной выручки.

По кредиту счета производится списание сумм при поступлении де­нежных средств по назначению, зачислении на корреспондентский или другой счет кредитной организации.

В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по каждому, получателю, которому отосланы денежные средства, и по видам валют.

Счет № 20210 "Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в пути"

(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)

Назначение счета: счет предназначен для учета оплаченных чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, отосланных другим кредитным организациям, банкам-нерезидентам, иностранным банкам (далее по тексту пункта - банки) или филиалам своей кредитной организации.

Счет ведется в банке-отправителе чеков (в том числе дорожных че­ков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте.

По дебету счета проводятся суммы чеков (в том числе дорожных че­ков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, отосланных в другие банки, или филиалы своей кредитной организации для оплаты или на комиссию, в корреспонденции со счетом учета чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте.

По кредиту счета производится списание сумм отосланных чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, после получения документов, подтверждающих их получение банком-получателем, а также в случае непринятия чеков бан­ком к оплате, на основании его сообщения с приложением возвращен­ных, неоплаченных чеков, в корреспонденции со счетами банков-коррес­пондентов или филиалов своей кредитной организации.

В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по каждому банку, филиалу кредитной организации, которым отосланы чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в ино­странной валюте, и по видам иностранных валют.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 25.06.2004 № 1455-У)