Организация как управляемая система

Всесторонний анализ внутреннего строения организации обеспечивается с помощью системного подхода. Система – это набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. Для того чтобы поддерживать отдельные части в одном организме и формировать завершенное целое, в каждой системе осуществляется интеграция.

Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы возникло в физике. Это система, являющаяся самосдерживаемой. Ее главная характеристика заключается в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Закрытая организационная система имеет малую применяемость. Открытая система предполагает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают сырье и людские ресурсы из внешней среды.

Разграничение на открытые или закрытые системы не является жестким, раз навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем.

Социальная организация – это сложная, открытая, управляемая, динамическая система с целенаправленным дей­ ствием.

Применительно к социальной организации система – это искусственно созданный набор взаимодействующих между собой элементов и подсистем, предназначенный для достиже­ния определенной цели,

К социальной организации полностью применим систем­ ный подход, представляющий собой методологию познания составных частей через целое и целого через составные части. Целое и части в организации выступают в диалектическом единстве и взаимосвязи.

Организации свойственны все признаки системы:

• множество элементов;

• единство главной цели для всех элементов;

• относительная самостоятельность элементов;

• наличие связей между элементами;

• целостность и единство элементов структуры;

• четко выраженное управление.

Основой деятельности любой организации является ее цель. Цель – это желаемое состояние системы в результате, управ­ляемого процесса ее развития. Цель должна быть социально значимой, актуальной, реальной, измеряемой, понятной испол­нителям, совместимой с подцелями, с возможностями, иметь конкретные сроки исполнения и допускать возможность кор­ректировки при изменении внешних и внутренних условий. Цель организации зависит не только от желания членов ее коллектива, но и от реальных возмож­ностей ее выполнения. Организация будет жизнеспособной только в том случае, если ее цель достаточно хорошо согласуются с целями, стоящими перед обществом в целом. Поэтому организация являет­ся целенаправленной системой.

В качестве целевой установки деловой организации часто используется не одна цель, а набор целей или подцелей. Нали­чие набора альтернативных целей деятельности позволяет ор­ганизации повысить возможность выживания в условиях ост­рой конкурентной борьбы. Для этого предприятия развивают параллельные страховочные виды деятельности, чтобы в слу­чае вынужденной или запланированной ликвидации одного из направлений работ можно было бы безболезненно переклю­читься на другой вид деятельности. Подобные стратегии носят название диверсификации. Диверсификация позволяет уменьшить риск фирмы по­средством распределения инвестиций и других ресурсов меж­ду несколькими направлениями деятельности.

Открытые системы добиваются согласования двух, часто конфликтных стратегий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают взаимодействие с внешней средой, что, в свою очередь, предотвращает резкие изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Одна стратегия, например, ориентирована на обеспечение стабильности системы путем покупки, технического обслуживания и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другая стратегия сосредоточивается на изменении системы посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т. п. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные организации, которые не способны адаптироваться к изменению условий, долго просуществовать не смогут. То же самое можно сказать о приспособляемых к изменениям, но нестабильных, т.е. неэффективных, организациях. Организационная система может достичь своих целей, используя различные комбинации ресурсов и стратегий. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем.

Организация – явление живое, подвижное. Люди трудят­ся, вступают в различные организационные отношения: лич­ные, властные, управленческие, дружеские, конфликтные. В процессе существования организации происходят изменения в материальных и финансовых ресурсах, в кадровом составе и информационных базах и т.п. Поэтому организации относятся к динамическим развивающимся системам.

Как самостоятельная единица общественной сис­темы организация имеет определенный набор связей с внеш­ ней средой. К внешней среде относятся все люди и организации, с ко­торыми рассматриваемая организация осуществляет взаимо­действие в процессе своей деятельности. Сюда следует также отнести факторы общественной жизни и явления природы, оказывающие влияние на функционирование организации. В число объектов и субъектов внешней среды организации входят банки, инвестиционные компании, налоговые службы, правоохранительные органы, учреждения власти, службы за­нятости, учебные заведения, общественные и политические организации, поставщики, партнеры, конкуренты, потребите­ли и клиенты и т.д.

Организация как элемент общественной системы имеет собственный коллектив, внутреннюю структуру и взаимосвязи или в полном смысле слова свою внутреннюю жизнь и свои интересы. Внутренняя среда – это все то, что находится «внутри» организации. К внутренней среде относятся ресурсы, обору­дование, используемые технологии, кадры, информация, со­циально-психологический климат, организационная культура и имидж организации.

Среда организации

Организации, функционирующие в экономической среде подвержены влиянию социально-экономических факторов, выраженных в необходимости ведения не только производственной, коммерческой, но и социальной деятельности.

Любая организация независимо от ее конкретного назначения может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются:

· цели организации;

· организационная структура;

· внешняя и внутренняя среда;

· совокупность ресурсов;

· нормативная и правовая основа;

· специфика процесса функционирования;

· система социальных и экономических отношений.

Внешняя среда – условия и факты, которые существуют в окружающей среде независимо от деятельности конкретной фирмы. Они могут как оказывать влияние на функционирование организации, так и испытывать на себе влияние организации.

Все ресурсы, необходимые для функционирования, организация получает из внешней среды, с которой находится в состоянии постоянного обмена.

В менеджменте выделяют следующие показатели внешней среды:

· подвижность – скорость происходящих изменений в окружающей среде.

· сложность – определяется количеством факторов, которые воздействуют на организацию.

· разнообразие рынка. Разнообразие рынка может быть обусловлено широ­ким диапазоном клиентуры, продуктов и услуг, географиче­ских регионов распространения продукции;

· враждебность – неблагоприятное отношение окружающей среды к организации. Враждебность зависит от конкуренции, от взаимоотношений организации с профсоюзами, правительст­вом и другими внешними группами, от доступности ресурсов;

· неопределенность – определяется количеством информации, имеющейся в распоряжении организации, и степенью уверенности в этой информации.

Внешняя среда организации состоит из двух компонентов:

· среды прямого воздействия, которая включает:

• поставщиков;

• государственные органы;

• профсоюзы;

• конкурентов;

• потребителей;

· среды косвенного воздействия, которая складывается:

• из международного окружения;

• научно-технического прогресса;

• политических факторов;

• социокультурных факторов;

Среда прямого воздействия — непосредственное деловое окруже­ ние, включающее в себя субъектов среды, непосредственно вли­ яющих на деятельность конкретной организации.

Поставщики — источники ввода ресурсов: материал, оборудова­ние, энергия, капитал и рабочая сила. Всех поставщиков можно разделить на 3 категории :

• поставщики материалов: в основном все организации зависят от непрерывного притока материалов, т. е. здесь проявляется зависимость от цен, сроков, ритмичности, качества и т. д. Эта зависимость увеличивается с каждым годом, так как все больше фирм ориентируются на приобретение комплектующих элементов у партнеров для последующей их самостоятельной сборки;

• поставщики капитала: поставщики, которые обеспечивают ор­ганизацию финансовыми ресурсами: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие ее облигации;

• поставщики трудовых ресурсов: для достижения поставленных целей организация должна быть обеспечена рабочей силой. Без квалифицированных специалистов, способных использовать сложную технологию, капитал и материалы, организация не будет эффективно функционировать.

Государство оказывает влияние на организацию:

• через налоговую систему;

• государственную собственность и бюджет;

• законодательные акты.

Организации обязаны соблюдать требования государственных органов, которые представляют собой комиссии по торговле, лицензированию, квотированию, ценным бумагам, управление по надзору за качеством и охраной труда, а также окружающей среды. На организации оказывают влияние местные органы власти: выдвигают требования приобретения лицензий, огра­ничивают возможности выбора места для ведения дела, облагают предприятия налогами.

Потребители – физические и юридические лица, которые по­купают продукт, производимый (реализуемый) организацией. Чтобы определить, какой товар будет пользоваться наибольшим спросом, в каком объеме его выпускать, место сбыта то­вара, необходимо изучить покупателей.

Конкуренты (например, предлагающие рынку аналогичный товар или использующие аналогичные ресурсы) влияют на других производителей и продавцов. Этот элемент среды прямого воздействия ведет к новаторству и эффективности. Каждому предприятию следует удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, для того чтобы держаться на рынке. При построении стратегии конкурентной борьбы необходимо выявить слабые и сильные стороны конкурентов.

Среда косвенного воздействия – факторы, которые могут ока­зать воздействие на организацию не сразу, а с течением време­ ни. Эта среда намного сложнее, так как информация по ней чаще всего отсутствует, и руководству фирмы приходится опи­раться на свои предположения.

Научно-технический прогресс отражает уровень научно-техничес­ кого развития, который воздействует на организацию. Научно-технический прогресс влияет :

• на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать;

• скорость устаревания продукта;

• способы собирания, хранения и распределения информации;

• услуги и новые продукты, которые ожидают потребители от организации.

Организациям для сохранения своей конкурентоспособности необходимо быстро реагировать на новые разработки и самим предлагать нововведения.

Политические факторы – намерения органов государственной власти в отношении развития общества; средства, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою поли­тику.

Социокультурные факторы:

• установки, жизненные ценности и традиции общества;

• демографическая обстановка;

• отношения организации с местным населением;

• отношение людей к работе и качеству жизни;

• рост населения;

• уровень образования;

• мобильность людей и т. п.

Социокультурные факторы изменяются медленно, но эти изме­ нения приводят к существенным изменениям в окружении органи­ зации и оказывают наибольшее влияние на формирование потребительских предпочтений.

• Состояние экономики влияет на стоимость всех вводимых ресур­ сов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. На одни организации конкретные изменения в состоянии эко­номики могут оказать положительное воздействие, на другие — отрицательное.

 

• Международное окружение характеризуется высокой сложно­стью, так как экономика, культура, количество и качество тру­довых и материальных ресурсов, законы, государственные уч­реждения, политическая стабильность, уровень технологического развития разнятся от страны к стране. Выделяют сле­дующие формы международного взаимодействия:

• экспорт продукции;

• лицензирование;

• создание совместных предприятий;

• прямые капиталовложения;

• многонациональные корпорации;

Внутренняя среда организации – хозяйственный организм фир­ мы. Другими словами, это структура фирмы, которая охватыва­ет все производственные подразделения, входящие в состав ор­ганизации. Внутренняя среда организации состоит из таких внутренних переменных, как :

• цели;

• структура;

• задачи;

• технологии;

• люди.

Цель – достижение, получение, совершенствование группой людей, объединившихся в организацию, некоторого желаемого результата. При формулировке цели необходимо ответить на вопросы :

· что надо получить и зачем;

· когда и кто должен решать задачу по достижению цели.
Формулировка цели включает;

· набор требований, которым должен удовлетворять желаемый результат;

· перечень условий, ограничивающих круг допустимых средств достижения целей;

· перечень возможных вариантов или характеристик результата;

· характеристики желаемой степени достижения ожидаемого ре­зультата;

· оценку фактического достижения цели.

Как правило , организации ставят перед собой следующие цели:

· поддержание рыночной устойчивости предприятия и его вы­живание;

· обеспечение доходности;

· обеспечение рентабельности;

· обеспечение конкурентоспособности;

· минимизация затрат.

Цели организации в целом не совпадают с целями ее подраз­делений, следовательно, у каждого подразделения свои цели, ко­торые не должны идти в разрез с целью организации. Руководство должно координировать цели под­разделений.

Структура – это логические взаимоотношения уровней управле­ ния и функциональных областей, построенных в такой форме которая позволяет наиболее эффективно достигать целей орга­низации. Структура организации определяется 2 аспектами:

• специализированным разделением труда: определенный вид ра­боты закрепляется за теми, кто лучше выполняет эти работы, т. е. за специалистами. В организациях выделяют:

• горизонтальное разделение труда – разделение труда между людьми, стоящими на одном уровне иерархии;

• вертикальное разделение труда – формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Вертикальное разделение труда ха­рактеризуется объемом управления, который определяет иерархию управленческих уровней – формальную подчинен­ность лиц на каждом уровне управления. Например, лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих разные функциональные области. Эти руководители могут иметь подчиненных из числа линейных руководителей (мастера разных звеньев);

• сферой контроля: количество подчиненных, находящихся в ве­дении одного руководителя. Выделяют 2 сферы контроля:

• узкую: в ведении руководителя находится малое количество подчиненных. Организационная структура при такой сфере контроля – многоуровневая;

• широкую: в велении руководителя находится большое коли­чество подчиненных. Характеризуется плоской организационной структурой.

Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Каждой должности пред­ писывается ряд задач, выполнение которых необходимо для дос­тижения целей организации, например:

• работа с людьми;

• работа с предметами;

• работа с информацией.

Технология – средство преобразования сырья, материалов в ко­ нечные продукты и услуги.

Для технологии характерны :

• стандартизация (использование стандартных, взаимозаменяемых компонентов);

• механизация (использование машин и механизмов вместо людей).
Классификация технологии по Вудворду:

• единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие или малая серия одинаковых изделий. Характеризуется специализацией;

• массовое или крупносерийное производство применяется при из­готовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Характеризуется идентичностью, механизацией;

• непрерывное производство. Работает круглые сутки для непре рывного изготовления одинакового по характеристикам продук­ та. Характеризуется большим объемом и полной автоматизацией.

Люди (человеческий ресурс) – главный и самый сложный элемент любой организации, так как все люди сильно отличаются друг от друга по полу, возрасту, образованию, национальности, навыкам, семейному положению и т. д. От всех этих показателей зависит характер работы и успех организации в целом. Работа с кадрами должна строиться таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные по­следствия его действий. Все люди имеют следующие характери­стики:

• способности – индивидуальные навыки, присущие конкретному человеку.

• наследственные;

• приобретенные;

• предрасположенность, одаренность: человек имеет потенциал к выполнению какой-либо работы.

• потребности – внутреннее состояние недостаточности чего- либо и стремление получить желаемое. Маслоу выделяет 5 видов потребностей :

• жизнеобеспечения, которые удовлетворяются созданием ком­фортных условий труда и установлением соответствующей зарплаты за труд;

• безопасности, которые удовлетворяются разработкой долгосрочных социальных программ, предоставлением медицинского обслуживания персоналу, осуществлением отчислений в специальные фонды, предоставлением дополнительных льгот;

• социальных контактов, которые удовлетворяются созданием социально-психологического климата в коллективе;

• самоуважения, которые удовлетворяются путем привлечения персонала к выработке решения, обсуждения с персоналом проектов;

• самореализации, которые удовлетворяются с помощью раз­работки профессионального развития персонала, переподго­товки, разработки профессиональной карьеры, распределе­ния заданий;

• ожидания относительно результатов своего поведения, которые формируются людьми на основе прошлого опыта и оценки текущей ситуации;

• восприятие – интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их окружении, а на то, как они это воспринимают;

• отношение. Точка зрения. Оно формулирует наше необъективное восприятие окружающей среды и тем самым влияет на его поведение;

• влияние среды на личность. Каждая организация сознательно или нет, устанавливает свою собственную систему ценностей. Эта система составляет организационную культуру. Любая организация как общество стремится иметь свою мораль, обычаи и табу. И хотя каждый человек – это личность и в разных об­ществах он ведет себя по-разному, в своей организации существует определенный шаблон поведения;

• способность к лидерству – это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей; заставляя их вести себя определенным образом.