Формирование организационных структур

Проектирование организационной системы представляет собой процесс создания прообраза будущей организации. Оно должно включать в себя не только описание организации на начальный момент ее существования, но и прогноз ее даль­нейшего развития.

Принципы системного подхода к проектированию организационных систем:

• корректная формулировка целей и подцелей проектируе­мой организации с учетом их актуальности, новизны и возможности практической реализации;

• постановка всех задач менеджмента, без решения ко­торых реализация целей окажется невыполнимой;

• обоснованное распределение применительно к этим зада­чам функций, прав и ответственности по вертикали менеджмента – от генерального директора предприятия до исполнителей;

• выявление всех необходимых связей и отношений по го­ризонтали менеджмента, с целью координации деятельности всех функциональных звеньев и вспомогательных служб в рамках выполнения общих текущих задач и реализации перспективных производственных программ;

• ограниченное сочетание вертикали и горизонтали менеджмента путем нахождения оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации власти;

• соблюдение правил композиции и декомпозиции, сфор­мулированных в законе единства анализа и синтеза.

Проектирование организационной системы состоит из следующих этапов:

Первый этап – определение главной цели будущей организации. Цель должна быть актуальной, достижимой, реальной, понятной исполни­телям, соизмеримой с возможностями и выполняемой в кон­кретные сроки. Решая задачи проектирования организации, целесообразно выделить три основных группы целей: функциональные цели, цели-аналоги и цели развития.

Функциональная цель. Такая цель уже достигалась ранее на данном предприятии.

Цели-аналоги определяют решение задачи, которая была уже ранее достигнута на другом предприятии, но ни разу не достигалась на проектируемом предприятии.

Цель развития. Это цель, которая никогда ранее никем не достигалась. Такая цель, как правило, связана с образованием новых систем.

Несомненно, что сложность процесса проектирования и сложность самой организации будет определяться типом цели. В первом случае проектирование новой организации или раз­витие старой сводится к внедрению уже «обкатанных» в прежней работе методов. Во втором случае проектирование предусматривает обязательный анализ работы организаций, занимающихся аналогичным видом деятельности, и выбор наиболее подходящего варианта для вновь создаваемой организации. В последнем случае для создания новой организации с не существовавшим ранее направлением деятельности потребуется максимальное напряжение сил и полная самостоятельность в принятии осно­вополагающих решений.

Второй этап - разработка набора целей-ориентиров (подцелей), совместимых с главной це­лью. При их разработке должны быть учтены ресурсные воз­можности проектируемой организации. Цели-ориентиры должны быть развернуты во времени и распределены по сро­кам их выполнения.

В процессе проектирования организационных систем целе­сообразно ориентироваться на такие понятия, как официаль­ные, оперативные и операционные цели.

Официальные цели соответствуют общему назначению, миссии и стратегическим замыслам организации, они характе­ризуют внешнюю направленность организации, перспективы ее развития и защитные функции. Эти цели содержатся в уста­ве организации, отражаются в рекламе и официальных изданиях и используются при создании имиджа организации. Они не всегда адекватно отражают действительное положение ве­щей в организации.

Оперативные цели соответствуют текущему моменту деятельности организации и тому, чем на самом деле занима­ется организация. Эти цели отличаются внутренней направ­ленностью, мобилизацией ресурсов и отражаются в планах работы организации.

Операционные цели характеризуются конкретизацией и детализацией задач, более четким распределением функцио­нальных обязанностей, контролем за исполнительской дисци­плиной, возможностью измерения параметров.

Эта классификация позволяет выделить необходимые це­ли-ориентиры в той последовательности, которая наилучшим образом способствует достижению главной цели организации.

Третий этап – определение стратегиче­ской концепции организации и выбор общей страте­гии. На этом этапе определяются конкретные процедуры менеджмента организации, характеризующие ее способность приспосабливаться к быстро меняющимся внешним условиям, выбирать наиболее эффек­тивные пути достижения поставленных целей. Стратегия должна быть адекватна цели и функционально­му назначению организации, она существенно зависит от со­стояния внешней среды.

Четвертый этап – создание организационной структуры. Основой для разработ­ки организационной структуры служит общая схема функцио­нального взаимодействия предполагаемых подразделений (ор­ганизационная модель). Эта модель формируется на базе ор­ганизационной концепции, во многом зависящей от стиля работы руководителя. При этом должен учитываться опыт ра­боты других организаций и внешние требования, предъявляе­мые к вновь создаваемой организации. Разработка организаци­онной структуры предусматривает создание системы менеджмента, обеспечивающей эффективное действие организации в будущем.

На базе схемы функционального взаимо­действия подразделений и блок-схемы организационной структуры производится составление штатного расписания и разработка функциональных требований для каждого подразделения и должностных инст­рукций для всех членов организации.

На основе разработанной функциональной схемы и после­довательности целей-ориентиров производится оценка по­требностей в материальных и денежных ресурсах, необходи­мых для достижения поставленных целей.

Эффективное действие системы менеджмента проектируе­мой организации возможно только при правильно налаженном информационном обеспечении, которое должно включать в себя систему коммуникаций, обеспечивающую необходимые связи с окружающей средой, быстрое прохождение приказов и распоряжений от руководителей и управленцев к исполнителям, возмож­ность оперативного контроля всех звеньев системы.

Пятый этап – оценка эффективности сформированной структуры орга­низации. Возможны два подхода к оценке эффективности проектировочных решений: по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям и по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям.

Выполнение всех этапов организационного проектирова­ния должно сопровождаться экономическим анализом, учиты­вающим как ресурсные возможности организации, так и по­требности внешней среды.

В последние годы значительные успехи в области проекти­рования организационных систем связаны с развитием ин­формационных технологий прогнозирования. Несмотря на принципиальные различия в деятельности организаций, суще­ствуют общие закономерности, вытекающие из законов социального развития. Это позволило разработать ряд принципов организационного проектирования, которые были положены в основу создания программных комплексов, получивших на­звание экспертных систем.

В экспертных системах предусмотрена оценка соответст­вия организационной структуры целям организации, выбран­ной стратегии, материальным и людским ресурсам. Оценка производится на основе сравнения разработанной структуры с оптимальной структурой, предлагаемой экспертной системой для существующих условий работы организации.