Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь


Закон информированности и упорядоченности



2019-12-29 319 Обсуждений (0)
Закон информированности и упорядоченности 0.00 из 5.00 0 оценок




Закон информированности и упорядоченности означа­ ет, что любая социальная организация способна к выжива­ нию только в том случае, если она обеспечена полной досто­ верной и упорядоченной {структурированной) информацией.

Полнота информации определяется возможностями дос­тупа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внут­ренних коммуникационных связей.

Достоверность информации – необходимое условие ис­пользования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызы­вать сомнений.

Упорядоченность информации подразумевает структури­рование или распределение информации по степени ее важно­сти для решения задач управления организацией.

Из несметного количе­ства обрушивающейся на нас информации мы стараемся выбрать те сведения, которые нам нужны или могут понадо­биться в дальнейшем. Поэтому в первую очередь вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.

Первым этапом структурирования информации является определение цели отбора информации из общего потока. Вы­явив цель, производят сбор необходимой информации.

На втором этапе производят обработку и распределение информации по степени ее важности. Наиболее ценная ин­формация анализируется системой в первую очередь и дово­дится до сведения всех заинтересованных лиц.

Третий этап упорядочения или структурирования инфор­мации должен обеспечить ее хранение. Этот этап предусмат­ривает также разработку системы признаков, по которым нужная информация может быть найдена.

При сборе, обработке и структурировании информации принимаются во внимание следующие характеристики: объем, ценность, насыщенность и гриф информации.

Известно, что в бизнесе побеждает тот, кто владеет инфор­мацией, поэтому ценность информации для деловой организа­ции определяется во многом такими свойствами, как опера­ тивность и надежность.

Оперативность (своевременность) получения информа­ции. Запаздывание ин­формации, возникающее из-за задержек при передаче по кана­лам информационного обмена как вне, так и внутри организа­ции, отрицательно сказывается на ее работе.

Под надежностью информации понимают степень ее со­ответствия реальной ситуации, конкретным целям организа­ции и методам управления.

Гриф информации в совре­менных условиях приобретает особое значение, поскольку с этим понятием связаны представления об информации, со­держащей сведения о государственной или коммерческой тайне. К закрытой информации относятся секретные, совершенно секретные сведения и информация особой важности. Распро­странение закрытой информации преследуется законом. Конфиденциальными сведениями можно считать информацию для служебного пользования.

В потоке информации, используемой деловой организацией, следует выделить два направления: информационный обмен с окружающей средой и коммуникации внутри организации.

Одним из важных видов информационного обмена с окру­жающей средой является информация об имидже деловой ор­ганизации. Любая организация, которая ставит перед собой коммерческую цель, должна заниматься пропагандой своей стратегии. Рекламная деятельность – это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности. Рек­лама формируется с использованием зрительных и текстовых образов, которые направлены на привлечение внимания и мо­гут быть непосредственно не связаны с деятельностью органи­зации или рекламируемыми товарами. Имидж формируется за счет действий и образов, непосредст­венно связанных с реальными объектами самой организации или ее продукцией. В их числе оборудование офиса, поведе­ние сотрудников, сам предлагаемый товар, его упаковка, дру­гими словами все то, что можно реально увидеть, а иногда даже пощупать. Рекламный имидж создается за счет исполь­зования в рекламе реальных объектов, их свойств или изобра­жений. Основная цель рекламы – предоставить пользователю необ­ходимую информацию одновременно с формированием имиджа.

Распространению выходной инфор­мации способствует двусторонний информационный обмен с партнерами и клиентами, возникающий в процессе перегово­ров, участия в выставках, проведении презентаций.

Переговоры – это попытка нескольких заинтересованных лиц прийти к соглашению о том, как вести себя по отношению друг к другу.

Выставки. Выставочная деятельность является частью рекламной кампании, направленной на создание имиджа орга­низации, и во многом способствует ее продвижению на рынок.

Презентации, как правило, устраиваются в начальный пе­риод работы организации или при освоении нового вида дея­тельности. На презентацию приглашаются учредители организации, основ­ные инвесторы, имеющиеся и предполагаемые партнеры.

В рамках действия закона информированности и упорядо­ченности рассмотрим информационные потоки и связи внут­ ри организации. Целесообразно выде­лять восходящие и нисходящие информационные потоки, т.е. потоки информации с нижних уровней системы на верхние и наоборот. Обмен информацией между отдельными подразде­лениями одного уровня иерархической структуры относится к типу горизонтальных коммуникаций.

Средства современных коммуникационных сетей позволяют не только получать информацию, но и создавать собственные хранилища информации, и передавать другим организациям информацию о своей деятельности. Создаваемые в сети электронные представи­тельства доступны людям во всем мире.

Бурное развитие сетевых технологий управления в про­цессах реализации товаров и услуг привело к появлению но­вых понятий, таких как электронная коммерция, электронная торговля и виртуальный магазин.

Электронная коммерция – это ведение бизнеса с исполь­ зованием современных информационно-коммуникационных технологий.

Инфраструктура бизнес – бизнес (Business to Business) не­обходима для обеспечения перехода деловых организаций к электронному управлению коммерческой деятельностью, на­лаживанию связей с поставщиками, дилерами и прочими биз­нес-партнерами.

Инфраструктура бизнес – клиент (Business to People) слу­жит для перехода деловых организаций к электронному управлению информационным обменом с покупателями и клиентами: реклама, организация продаж, работа с клиентами.

Инфраструктура «бизнес – администрация» обеспечивает взаимоотношения, возникающие между деловыми организа­циями, с администрацией города, края, области и т. д.

4.7. Закон единства анализа и синтеза

Анализ и синтез в своем единении состав­ляют основу системного подхода к изучению деятельности организации.

Закон единства анализа и синтеза утверждает, что бла­годаря использованию в процессах управления организацией процедур анализа и синтеза обеспечивается настройка орга­низационной системы на оптимальный вариант достижения поставленной цели.

Анализ или декомпозиция – это разделение целого на части или представление сложного объекта в виде простых составляющих. Анализ причинно-следственных свя­зей между выделенными частями сводится к нахождению не­обходимых и достаточных условий для поддержания требуе­мого взаимодействия между этими частями целого. Суть син­теза состоит в объединении простых составляющих объекта в единое целое. Объединение в рамках синтеза осуществляется на основе взаимной необходимости и взаимосвязи.

Эффективность прини­маемых управленческих решений определяет выживаемость организации в условиях острой конкурентной борьбы. Использование процессов анализа и синтеза является обя­зательной составляющей любой процедуры принятия решения по управлению организацией. Первым этапом принятия любо­го решения является определение цели, на достижение кото­рой направлено это решение. Далее следует процесс анализа, в ходе ко­торого менеджер должен изучить начальные условия на момент принятия решения. Сюда входит составление исчерпывающего описания внешних и внутренних условий, влияющих на его деятельность. Анализ внутренней среды исследуемого объекта произво­дится с использованием методов декомпозиции, основанных на принципах независимости, полноты отображения и слабого влияния.

Независимость предусматривает возможность самостоя­тельного анализа работы каждого из элементов системы.

Полнота отображения подразумевает, что последующее объединение элементов по установленному правилу приводит к исходной системе.

Принцип слабого влияния основан на том, что внутрен­ние процессы, происходящие в одном выделенном элементе, не должны оказывать значительного влияния на функциони­рование других элементов системы.

Составление максимально полного описания объектов и факторов, влияющих на достижение поставленной цели, дает возможность выделить оптимальное количество объектов, действие которых должно быть проанализировано и учтено в процедуре принятия решения.

Результатом исследования является разра­ботка рабочих гипотез о поведении объектов на период вы­полнения решения и оценка степени влияния каждого из объ­ектов на работу звеньев организации, принимающих участие в реализации решения. Любая гипотеза должна быть согласована с действительностью, ло­гически обоснована и направлена на предсказание дальнейше­го развития событий. Выбор правильного набора гипотез является решающим фактором, определяющим успех процедур анализа.

При реализации процедур синтеза задача менеджера за­ключается в нахождении наиболее оптимального пути дости­жения поставленной цели с позиций уменьшения расхода ма­териальных и интеллектуальных ресурсов организации.

Закон единства анализа и син­теза организационных систем предусматривает разделение объекта исследования на составные элементы. Такой подход обеспечивает возможность изучения каждого элемента в от­дельности с целью выявления их роли и места в системе.

В дальнейшем элементы, изученные в процессе анализа, подвергаются синтезу, что позволяет на новом уровне знания продолжить и углубить исследование системы путем анализа ее нового состояния. Таким образом, в рамках закона единства анализа и синтеза реализуется непрерывный цикл совершен­ствования системы управления организацией и корректировка ее организационной структуры.

4.8. Специфические законы социальной организации

Следует иметь в виду, что кроме рассмотренных выше основопола­гающих законов, обеспечивающих эффективное функциони­рование социальных организаций с учетом условий внешней и внутренней среды, не менее существенное влияние на их дея­тельность оказывают также специфические законы, опреде­ляющие управленческую деятельность внутри организации. Специфические законы отражают:

• неразрывную связь всех звеньев организации;

• пропорциональность производства и управления;     

• переход от администрирования к стратегическому плани­рованию;

• упреждающее управление;

• воздействие технологических новаций на развитие социально-экономических организационных систем;

• требования экономии времени и интеллектуального ресурса персонала организации и т.д.

Специфические законы способствуют установлению ус­тойчивых количественных и качественных соотношений меж­ду управляющей и управляемой частями системы. Они явля­ются составной частью теории организации и определяют правила организации управленческого труда, в числе которых:

• планирование:

- стратегическое,

- тактическое,

- оперативное.

• координация деятельности всех звеньев организации;

• стабильность и регламентация трудового процесса;

• гибкость построения системы управления;

• адаптация работников к информационной среде управления;

• кооперация управленческого труда;

• горизонтальная интеграция процессов управления.

Их формулировка и конкретная реализация во многом за­висят от специфики организации и от целей, стоящих перед организацией.

Ссылаясь на учебное пособие Э.А.Смирнова «Основы тео­рии организации», приведем в качестве примера некоторые специфические законы, отражающие принципы организации управленческого труда.

Закон своеобразия: для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая структура производства и управления.

Закон социальной гармонии: в каждой организации разви­тие социальной сферы увеличивает производительность труда сотрудников благодаря повышению их эмоционального уров­ня и активизации трудовой деятельности.

Закон социальной загрузки: для каждого человека сущест­вует оптимальный объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются его способности и возможности.

Закон эффективного восприятия и запоминания инфор­ мации:процессы восприятия и запоминания информации реа­лизуются наиболее эффективно, если они приближаются кпроцессу мышления.

Закон эффективного осмысления: эффективное осмысле­ние нового возможно только при наличии у человека большо­го объема знаний или информации по данной тематике.

Закон установки: любой человек воспринимает наиболее полно ту информацию, на которую он настроился и к которой приготовился.

Закон устойчивости информации: первая информация окаком-либо событии является более устойчивой, чем повтор­ная информация о том же событии.

Закон доходчивости информации: доходчивость сообще­ния выше при одновременном использовании нескольких форм подачи одной и той же информации.

Из законов организации вытекают принципы оптимизации функционирования системы управления и повышения эффек­тивности деятельности людей в организации. Изучая законы и принципы организации, следует помнить, что они будут эф­фективно работать только в том случае, если руководитель сможет найти их разумное сочетание, выделить главный (на текущий момент) закон и подчинить ему все другие законы и принципы организации управленческого труда, обеспечиваю­щие достижение глобальной цели организации.



2019-12-29 319 Обсуждений (0)
Закон информированности и упорядоченности 0.00 из 5.00 0 оценок









Обсуждение в статье: Закон информированности и упорядоченности

Обсуждений еще не было, будьте первым... ↓↓↓

Отправить сообщение

Популярное:
Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение...
Как построить свою речь (словесное оформление): При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою...



©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (319)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.009 сек.)