Закон информированности и упорядоченности
Закон информированности и упорядоченности означа ет, что любая социальная организация способна к выжива нию только в том случае, если она обеспечена полной досто верной и упорядоченной {структурированной) информацией. Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. Достоверность информации – необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений. Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. Из несметного количества обрушивающейся на нас информации мы стараемся выбрать те сведения, которые нам нужны или могут понадобиться в дальнейшем. Поэтому в первую очередь вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку. Первым этапом структурирования информации является определение цели отбора информации из общего потока. Выявив цель, производят сбор необходимой информации. На втором этапе производят обработку и распределение информации по степени ее важности. Наиболее ценная информация анализируется системой в первую очередь и доводится до сведения всех заинтересованных лиц. Третий этап упорядочения или структурирования информации должен обеспечить ее хранение. Этот этап предусматривает также разработку системы признаков, по которым нужная информация может быть найдена. При сборе, обработке и структурировании информации принимаются во внимание следующие характеристики: объем, ценность, насыщенность и гриф информации. Известно, что в бизнесе побеждает тот, кто владеет информацией, поэтому ценность информации для деловой организации определяется во многом такими свойствами, как опера тивность и надежность. Оперативность (своевременность) получения информации. Запаздывание информации, возникающее из-за задержек при передаче по каналам информационного обмена как вне, так и внутри организации, отрицательно сказывается на ее работе. Под надежностью информации понимают степень ее соответствия реальной ситуации, конкретным целям организации и методам управления. Гриф информации в современных условиях приобретает особое значение, поскольку с этим понятием связаны представления об информации, содержащей сведения о государственной или коммерческой тайне. К закрытой информации относятся секретные, совершенно секретные сведения и информация особой важности. Распространение закрытой информации преследуется законом. Конфиденциальными сведениями можно считать информацию для служебного пользования. В потоке информации, используемой деловой организацией, следует выделить два направления: информационный обмен с окружающей средой и коммуникации внутри организации. Одним из важных видов информационного обмена с окружающей средой является информация об имидже деловой организации. Любая организация, которая ставит перед собой коммерческую цель, должна заниматься пропагандой своей стратегии. Рекламная деятельность – это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности. Реклама формируется с использованием зрительных и текстовых образов, которые направлены на привлечение внимания и могут быть непосредственно не связаны с деятельностью организации или рекламируемыми товарами. Имидж формируется за счет действий и образов, непосредственно связанных с реальными объектами самой организации или ее продукцией. В их числе оборудование офиса, поведение сотрудников, сам предлагаемый товар, его упаковка, другими словами все то, что можно реально увидеть, а иногда даже пощупать. Рекламный имидж создается за счет использования в рекламе реальных объектов, их свойств или изображений. Основная цель рекламы – предоставить пользователю необходимую информацию одновременно с формированием имиджа. Распространению выходной информации способствует двусторонний информационный обмен с партнерами и клиентами, возникающий в процессе переговоров, участия в выставках, проведении презентаций. Переговоры – это попытка нескольких заинтересованных лиц прийти к соглашению о том, как вести себя по отношению друг к другу. Выставки. Выставочная деятельность является частью рекламной кампании, направленной на создание имиджа организации, и во многом способствует ее продвижению на рынок. Презентации, как правило, устраиваются в начальный период работы организации или при освоении нового вида деятельности. На презентацию приглашаются учредители организации, основные инвесторы, имеющиеся и предполагаемые партнеры. В рамках действия закона информированности и упорядоченности рассмотрим информационные потоки и связи внут ри организации. Целесообразно выделять восходящие и нисходящие информационные потоки, т.е. потоки информации с нижних уровней системы на верхние и наоборот. Обмен информацией между отдельными подразделениями одного уровня иерархической структуры относится к типу горизонтальных коммуникаций. Средства современных коммуникационных сетей позволяют не только получать информацию, но и создавать собственные хранилища информации, и передавать другим организациям информацию о своей деятельности. Создаваемые в сети электронные представительства доступны людям во всем мире. Бурное развитие сетевых технологий управления в процессах реализации товаров и услуг привело к появлению новых понятий, таких как электронная коммерция, электронная торговля и виртуальный магазин. Электронная коммерция – это ведение бизнеса с исполь зованием современных информационно-коммуникационных технологий. Инфраструктура бизнес – бизнес (Business to Business) необходима для обеспечения перехода деловых организаций к электронному управлению коммерческой деятельностью, налаживанию связей с поставщиками, дилерами и прочими бизнес-партнерами. Инфраструктура бизнес – клиент (Business to People) служит для перехода деловых организаций к электронному управлению информационным обменом с покупателями и клиентами: реклама, организация продаж, работа с клиентами. Инфраструктура «бизнес – администрация» обеспечивает взаимоотношения, возникающие между деловыми организациями, с администрацией города, края, области и т. д. 4.7. Закон единства анализа и синтеза Анализ и синтез в своем единении составляют основу системного подхода к изучению деятельности организации. Закон единства анализа и синтеза утверждает, что благодаря использованию в процессах управления организацией процедур анализа и синтеза обеспечивается настройка организационной системы на оптимальный вариант достижения поставленной цели. Анализ или декомпозиция – это разделение целого на части или представление сложного объекта в виде простых составляющих. Анализ причинно-следственных связей между выделенными частями сводится к нахождению необходимых и достаточных условий для поддержания требуемого взаимодействия между этими частями целого. Суть синтеза состоит в объединении простых составляющих объекта в единое целое. Объединение в рамках синтеза осуществляется на основе взаимной необходимости и взаимосвязи. Эффективность принимаемых управленческих решений определяет выживаемость организации в условиях острой конкурентной борьбы. Использование процессов анализа и синтеза является обязательной составляющей любой процедуры принятия решения по управлению организацией. Первым этапом принятия любого решения является определение цели, на достижение которой направлено это решение. Далее следует процесс анализа, в ходе которого менеджер должен изучить начальные условия на момент принятия решения. Сюда входит составление исчерпывающего описания внешних и внутренних условий, влияющих на его деятельность. Анализ внутренней среды исследуемого объекта производится с использованием методов декомпозиции, основанных на принципах независимости, полноты отображения и слабого влияния. Независимость предусматривает возможность самостоятельного анализа работы каждого из элементов системы. Полнота отображения подразумевает, что последующее объединение элементов по установленному правилу приводит к исходной системе. Принцип слабого влияния основан на том, что внутренние процессы, происходящие в одном выделенном элементе, не должны оказывать значительного влияния на функционирование других элементов системы. Составление максимально полного описания объектов и факторов, влияющих на достижение поставленной цели, дает возможность выделить оптимальное количество объектов, действие которых должно быть проанализировано и учтено в процедуре принятия решения. Результатом исследования является разработка рабочих гипотез о поведении объектов на период выполнения решения и оценка степени влияния каждого из объектов на работу звеньев организации, принимающих участие в реализации решения. Любая гипотеза должна быть согласована с действительностью, логически обоснована и направлена на предсказание дальнейшего развития событий. Выбор правильного набора гипотез является решающим фактором, определяющим успех процедур анализа. При реализации процедур синтеза задача менеджера заключается в нахождении наиболее оптимального пути достижения поставленной цели с позиций уменьшения расхода материальных и интеллектуальных ресурсов организации. Закон единства анализа и синтеза организационных систем предусматривает разделение объекта исследования на составные элементы. Такой подход обеспечивает возможность изучения каждого элемента в отдельности с целью выявления их роли и места в системе. В дальнейшем элементы, изученные в процессе анализа, подвергаются синтезу, что позволяет на новом уровне знания продолжить и углубить исследование системы путем анализа ее нового состояния. Таким образом, в рамках закона единства анализа и синтеза реализуется непрерывный цикл совершенствования системы управления организацией и корректировка ее организационной структуры. 4.8. Специфические законы социальной организации Следует иметь в виду, что кроме рассмотренных выше основополагающих законов, обеспечивающих эффективное функционирование социальных организаций с учетом условий внешней и внутренней среды, не менее существенное влияние на их деятельность оказывают также специфические законы, определяющие управленческую деятельность внутри организации. Специфические законы отражают: • неразрывную связь всех звеньев организации; • пропорциональность производства и управления; • переход от администрирования к стратегическому планированию; • упреждающее управление; • воздействие технологических новаций на развитие социально-экономических организационных систем; • требования экономии времени и интеллектуального ресурса персонала организации и т.д. Специфические законы способствуют установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой частями системы. Они являются составной частью теории организации и определяют правила организации управленческого труда, в числе которых: • планирование: - стратегическое, - тактическое, - оперативное. • координация деятельности всех звеньев организации; • стабильность и регламентация трудового процесса; • гибкость построения системы управления; • адаптация работников к информационной среде управления; • кооперация управленческого труда; • горизонтальная интеграция процессов управления. Их формулировка и конкретная реализация во многом зависят от специфики организации и от целей, стоящих перед организацией. Ссылаясь на учебное пособие Э.А.Смирнова «Основы теории организации», приведем в качестве примера некоторые специфические законы, отражающие принципы организации управленческого труда. Закон своеобразия: для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая структура производства и управления. Закон социальной гармонии: в каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда сотрудников благодаря повышению их эмоционального уровня и активизации трудовой деятельности. Закон социальной загрузки: для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются его способности и возможности. Закон эффективного восприятия и запоминания инфор мации:процессы восприятия и запоминания информации реализуются наиболее эффективно, если они приближаются кпроцессу мышления. Закон эффективного осмысления: эффективное осмысление нового возможно только при наличии у человека большого объема знаний или информации по данной тематике. Закон установки: любой человек воспринимает наиболее полно ту информацию, на которую он настроился и к которой приготовился. Закон устойчивости информации: первая информация окаком-либо событии является более устойчивой, чем повторная информация о том же событии. Закон доходчивости информации: доходчивость сообщения выше при одновременном использовании нескольких форм подачи одной и той же информации. Из законов организации вытекают принципы оптимизации функционирования системы управления и повышения эффективности деятельности людей в организации. Изучая законы и принципы организации, следует помнить, что они будут эффективно работать только в том случае, если руководитель сможет найти их разумное сочетание, выделить главный (на текущий момент) закон и подчинить ему все другие законы и принципы организации управленческого труда, обеспечивающие достижение глобальной цели организации.
Популярное: Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... Как построить свою речь (словесное оформление):
При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою... Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... ©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (319)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |