Основные свойства организационных систем

Организационные системы обладает важнейшими свойствами, которые необходимо учитывать при управлении. К ним можно отнести: целостность, обособленность, централизованность, адаптивность, совместимость, обратная связь, неаддитивность отношений, эмерджентность, синергичность, неопределенность данных, многокритериальность, мультипликативность, стохастичность, порог сложности, редкая повторяемость проблемных ситуаций, фактор времени.

Раскроем сущность названных свойств, влияющих на организацию управления.

Целостность. Свойство целостности означает, что организационная система существует как образования, в которых каждый из элементов выполняет определенные функции. Целостность организационной системы означает отсутствие необходимости добавления или устранения ее отдельных структурных элементов для повышения эффективности и устойчивости функционирования. Целостность системы может быть определена как свойство, характеризующее устойчивость функционирования организационной системы при ее минимальной структурной сложности и минимально необходимых ресурсах. Проблема состоит в том, что организационные системы могут функционировать при существенном (и часто неоправданном), усложнении или упрощении управленческой структуры, однако при этом она теряет темп развития и устойчивость. Чаще всего для повышения целостности организационной системы возникает необходимость устранять многочисленные излишние звенья и значительно реже — добавлять новые. Особенно большие трудности возникают при рационализации систем управления и устранении излишних звеньев, порожденных бюрократизмом.

Обособленность. Обособленность - одно из свойств, которое характеризует относительную изолированность, автономность тех или иных организационных систем. Свойство обособленности проявляется при разделении полномочий, определении границ хозяйственной самостоятельности предприятий, регионов, отраслей.

Централизованность. В организационных системах функции централизованных систем выполняют: в коллективе – руководитель, лидер, менеджер, на фирме - администрация, в стране - государственный аппарат. Недостатки централизации в развитии российского общества очевидны - это и невысокий уровень методологических обоснований путей и направлений развития экономики как единой системы, и склонность к жесткому администрированию, и невысокий уровень организационно-методических обоснований и рекомендаций при решении социально-экономических проблем, требующих централизованных усилий (ценообразование, внешнеэкономическая деятельность, социальная защита, экологическая проблематика, пропорции отраслевого и регионального развития). Децентрализация системы в развитии российского общества пока не обладает достаточной эффективностью в связи с невысоким уровней развития демократических начал в управлении.

Адаптивность. Свойство адаптивности организационной системы означает способность приспосабливаться к изменениям внутренних и внешних условий таким образом, чтобы эффективность и стабильность функционирования ее не ухудшалась. Адаптивность организационных систем тесно связана со свойствами саморегулирования. В том случае, когда сама организационная система хорошо структурирована и отлажена, обладает высоким уровнем организации и хорошим ресурсным обеспечением, имеет квалификационную структуру кадров, адаптивные свойства такой системы могут быть высоким.

Совместимость. К числу важнейших свойств организационных систем относится совместимость подсистем и элементов в организационной системе, которая означает, что все элементы должны обладать свойствами «сродства», взаимоприспособляемости, взаимоадаптивности. В организационных системах каждая из подсистем должна быть совместима не только с самой организационной системой, но и со всеми ее составляющими подсистемами и элементами. Свойство совместимости исключительно важно при формировании комплексов отраслей, территориально-производственных комплексов, технологически и организационно совместимых предприятий и организаций. Развитие общественного производства свидетельствует о том, что между отраслями производства при любом уровне развития их специализации и кооперации возникают и действуют силы отталкивания. Эта закономерность до настоящего времени все еще недостаточно учитывается и используется в современной практике. Проблемы совместимости в организационных системах должны решаться в следующих направлениях:

• создание эффективных централизованных механизмов, преодолевающих силы отталкивания;

• поиск эффективных механизмов адаптации в больших организационных системах, позволяющих не только преодоле­вать силы отталкивания, но и превращать их в силы сближения путем формирования новых элементов хозяйственного механизма в условиях его функционирования.

Неаддитивность отношений. По определению свойства организационной системы не есть простая сумма свойств входящих в нее элементов. Такие отношения в математике называют неаддитивными.

Физическая природа появления величины эффекта неаддитивности связана с декомпозицией организационной системы. При декомпозиции происходит неизбежный разрыв не только горизонтальных, но и перекрестных связей, характеризующих целостность системы. При этом декомпозиция организационной системы приводит к утрате ее отдельных качеств, которые по каким-либо причинам представляются исследователю малосущественными, т.е. происходит неизбежное «огрубление» системы в целом. Исследование неаддитивности представляет большой интерес для руководителей крупных организационных систем. Неаддитивность отношений в больших организационных системах характеризует возникновение нового качества как продукта интеграции, соединения в целое многих элементов, их взаимовлияния, отражающие некие общие кооперативные свойстве данного множества элементов и явлений. Необходимо отметить, что в хорошо организованной, целостной системе целое всегда больше суммы его частей, а в дезорганизованной, разобщенной системе целое обычно существенно меньше этой суммы.

Эмерджентностъ. Свойство эмерджентности означает, что целевые функции отдельных подсистем, как правило, не совпадают с целевой функцией самой организационной системы.

Так, например, целевая функция народного хозяйства может не совпадать с целевой функцией отдельной отрасли; целевая функция отдельного работника (базовой подсистемы) может не совпадать с интересами государства и др. Использование свойств эмерджентности позволяет правильно относиться к противоречивости целевых функций участников производства в любой системе, поскольку их интересы принципиальны внутренними противоречиями в самой системе. Разрешение этих противоречий и образует сам процесс развития и является основным содержанием управления.

Синергичность. Синергия (синергичность) — однонаправленность действий в системе, которая приводит к усилению (умножению) конечного результата. Наука синергетика изучает связи между элементами подсистемы благодаря активному обмену потоками энергии, вещества и информации в самом объекте и с окружающей средой. При согласованном поведении подсистем возрастает степень упорядоченности, самоорганизации больших систем. В управлении организационной системой синергичность означает сознательную однонаправленную деятельность всех членов коллектива как большой системы (цели и задачи отдельных служб не могут и не должны противоречить целям и задачам организационной системы). Поиску источников и способов усиления положительной синергии и предотвращения отрицательной (негативной) синергии абсолютное большинство зарубежных фирм уделяют значительное внимание, затрачивая на них 10-20% средств, идущих на организацию управления. Положительная синергия усиливается по мере роста организационной целостности больших систем, негативная синергия усиливается с дезорганизацией большой системы. Наибольшее влияние на развитие положительной синергии в социально-экономических системах оказывают: высокий уровень общей и профессиональной культуры, хорошие знания психологии, этики, физиологии, высокий уровень морально-этических качеств всех членов фирмы (организации) и грамотное использование рычагов и стимулов управления. При исследовании синергичности многие вопросы пока остаются неясными. Так, добавление некоторых элементов в организационных системах, наряду с повышением эффективности синергичности, роста эффективности систем, способно подчас резко понижать устойчивость большой организационной системы и даже в некоторых случаях приводить к их нестабильности и даже разрушению. По-видимому, в системах могут быть весь ма полезны некоторые подсистемы - «антагонисты», которые, хотя и несколько уменьшают эффект целевой функции большой организационной системы, однако в значительной большей степени повышают ее устойчивость и способность темпов развития. В социально-экономических системах это могут быть, например, органы правопорядка, здравоохранения, окружающей среды и другие.

Мультипликативность. Свойство мультипликативности, присущее всем большим организационным системам, выражается в том, что эффекты, как положительные, так и отрицательные, в больших системах чаще обладают свойством умножения, а не сложения, как это часто считают. Умножение (а в некоторых случаях возведение в степень!) отрицательных эффектов происходит в явно «облегченных» условиях - деструктивные процессы имеют очень выраженную тенденцию к самотеку и саморазрушению систем при отсутствии должного контролирующего и регулирующего действия со стороны общества. Положительные тенденции, явления, эффекты такой способностью не обладают. Они всегда требуют организации, значительных издержек для устранения разрушительных процессов, нуждаются в преодолении сил самотека и торможения.

Неопределенность данных — фактор, присущий моменту принятия руководителем (должностным лицом) управленческого решения (ставящим под ним свою подпись и с этого момента за него отвечающим) в условиях, когда он не знает точных значений ряда характеристик, важных для решения, и/или не знает о том, что ряд характеристик влияет на последствия реализации решения, но они не учитывались при подготовке решения, и/или не знает, к какому из множеств событий отнести наблюдаемое явление.

Многокритериальность - это состояние, при котором оценка деятельности организационной системы управления осуществляется по нескольким показателям. Деятельность организационной системы управления протекает в окружающей среде и потребляет ресурсы, необходимые и другим системам. Естественный дефицит ряда ресурсов порождает противоречие с окружающей средой. Показатели, связанные с окружающей средой, можно условно назвать показателями взаимодействия с окружающей средой. Организационная система управления создается для выполнения каких-то функций, следовательно, оценка качества выполнения этих функций порождает другую группу показателей качества управленческих функций, которые можно условно назвать производственными или функциональными показателями. Проблему создает не само число разных показателей, а так называемая противоречивость отдельных показателей. Противоречивые показатели появляются в том случае, когда для дости­жения целей надо добиваться увеличения одновременно двух противоречивых функций, вследствие чего возникает противоречивая ситуация: увеличение одной функции сопровождается падением другой и, следовательно, непонятно, что делать, на каком решении остановиться. Выход - компромисс: такое сочетание значений показателей одновременно приемлемых для лица, принимающего решение.

Стохастичность - результаты реализации управленческих решений являются случайными событиями. Основными причинами стохастического функционирования организационных систем управления являются:

• отсутствие однозначных аналитических зависимостей между возможными результатами реализации управленческих ре­шений, с одной стороны, и состоянием системы в момент воздействия на нее возмущения в окружающей среде, величины возмущения в окружающей среде, величины возмущения, параметров управленческого решения, характеристик целей с другой стороны. Отсутствие таких зависимостей говорит о том, что организационные системы управления не формализуемы или слабо формализуемы при наличии словесного описания характеристик зависимостей на принятом языке деловой прозы;

• случайный характер "поведения" окружающей среды и, как следствие, случайный характер возмущения (как величины, так и времени появления);

• непреднамеренные и непредсказуемые искажения и запаздывания данных о состоянии оргсистемы управления и окружающей среды в целях сбора, обработки данных людьми и представления информации в верхние инстанции;

• ограниченную управляемость оргсистем: не из всякого состояния и не при всяком возмущающем воздействии можно достичь произвольной цели за конечное время; с другой стороны, попытка достижения желаемых целей из данного состояния системы и возмущающего воздействия окружающей среды может привести к непредвиденным результатам.

Порог сложности состоит в том, что в единицу времени человек в состоянии решить задачу ограниченной сложности и усвоить ограниченный объем информации. У каждого индивидуума имеется свой как бы порог сложности решаемых задач, выше которого за ограниченное время он подняться не может. На практике средний индивидуум в состоянии одновременно обработать 6-8 взаимосвязанных факторов.

Редкая повторяемость проблемных ситуаций подвергает сомнению правомочность применения классической теории вероятностей. Применение субъективных вероятностей, т.е. субъективного представления о достоверности редких событий - одна из задач теории поддержки управленческих решений, которая в настоящее время слабо разработана.

Неантагонистический конфликт имеет место между сотрудниками разного уровня управления, включая и первое лицо, а также между сотрудниками, находящимися на одном уровне управления.

Сталкиваясь с неопределенностью обстановки и осознавая стохастичность процесса функционирования, каждый сотрудник вынужден создавать резерв ресурсов, которыми он может лично распоряжаться или влиять на их использование в интересах своего участка дела, причем объем этого резерва он, как правило, завышает по сравнению со средними потребностями и скрывает от вышестоящего начальника истинные, т.е. минимальные, истребные объемы. В противном случае вышестоящий начальник превратит их в норматив. Так возникает незримый неантагонистический конфликт в котором подчиненный стремится завысить норматив расходования ресурсов, начальник - сократить.

Фактор времени связан с быстрым старением добываемой информации, что выдвигает в ряд наиважнейших требований сокращения по возможности процедуры обоснования и принятия управленческих решений. Часто важно принять, может быть, не самое лучшее по другим критериям решение, зато вовремя.

Обратная связь - то, что соединяет выход со входом системы и используется для контроля за изменением выхода.